Гражданская бюрократия, резко отделявшая себя от армии, состояла из образованных людей (literati). Первоначально это были, по всей вероятности, жрецы, владевшие священным искусством письма. Так было в Египте, где письмо, которое они использовали, до сих пор известно как иератическое (жреческое), в Месопотамии (Аккадской и Вавилонской империях), а также среди ацтеков и инков. Позднее бюрократия стала формироваться из высших классов общества. Встав на первую ступень служебной лестницы, дальнейшее продвижение происходило обычно в рамках достаточно регулярной системы, дополняемой, разумеется, семейными связями, а также имперскими ira et studio[89]. Только в Китае со времен династии Тянь существовала система экзаменов, жестко соблюдаемая в качестве механизма отбора[90]. Теоретически, любой (кроме определенных классов осужденных преступников) мог выдвинуть свою кандидатуру. На практике время и расходы, необходимые для подготовки к экзаменам, были такими, что только сыновья чиновников или богатых купцов могли это себе позволить. Тем не менее эта система препятствовала созданию наследственной аристократии, для чего в действительности она и была разработана.
Поскольку столкновение между бюрократами и военным командованием могло оказаться фатальным для режима, первой заботой каждого императора было тщательно отделить их друг от друга. После того, как эта цель была достигнута, количество администраторов, назначенных императором, было зачастую на удивление небольшим. И в Риме и в китайской империи Минь бюрократические посты, непосредственно подконтрольные императору, насчитывали менее чем 10 000 человек ― причем в последнем случае это количество чиновников управляло населением, насчитывающим около 150 млн человек[91]. Конечно, каждый римский чиновник и каждый мандарин имели в качестве помощников честолюбивых членов своей семьи, приближенных и рабов (или нередко вольноотпущенников), которые питались с их стола, находились у них под рукой и могли использоваться для исполнения рутинных обязанностей, выполнения поручений и т.п. Но при этом их общая численность оставалось ограниченной и не идет ни в какое сравнение с современными административными системами.
Так же как сам император совмещал в своем лице различные функции, служащие императора были и администраторами, и судьями одновременно. Хотя римские сенаторы в эпоху ранней империи все еще имели право быть судимыми только судом равных, идея, что эти две функции должны быть разделены, является в основном современным европейским достижением, датируемым не ранее XVII или даже XVIII в.
