Обзор в свою очередь также относится к правовым документам ретроспективного жанра. Обзор тоже является отчетом о состоянии предприятия. Но, кроме данных, он содержит некоторые рекомендации по улучшению положения и отзыв о состоянии производства на данный момент. Это также официально-деловой стиль. Глаголы употребляются в неопределенной форме. Обзор направляется от нижестоящих чинов к вышестоящим и подписывается подотчетным. Рекомендация же исходит от руководства.
Обзор пишется в произвольной форме. Но для официально-делового стиля это относительно, так как языковые модели в обзоре строго закреплены за этим стилем. Используются устойчивые (шаблонные, стандартизированные)языковые обороты, позволяющие с высокой степенью точности отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения.
Рекомендация к обзору начинается с языковых формул, выражающих мотивы создания документа, причины его создания. По смыслу она содержит распоряжения.
Так как способ изложения в обзоре довольно свободный, следует сказать несколько слов о языке и стиле документов вообще. Например, большинство слов в письменной деловой речи употребляются только с одним словом или с ограниченной группой слов. Нарушения сочетаемости слов с официально-деловой окраской воспринимаются как стилистические и лексические ошибки и недочеты. При выборе устойчивого языкового оборота следует учитывать особенности фразеологии, сложившейся в официально-деловой речи. При употреблении сравнительной степени предпочтительнее форма менее важный или более сложный.
Так как отчет и обзор – жанры ретроспекции, то пишутся они в прошедшем времени, используются конструкции типа: Было произведено... Причем используются безличные конструкции, так как речь идет не от лица подотчетного, а всего предприятия в совокупности.
Очень важно, чтобы рекомендация, содержащаяся в обзоре, не носила ультимативный характер. Этого требуют не только правила написания документа, но и деловой этикет. В документации из-за условий жанра он проявляется не так явно, как в устной речи, но соблюдение этикета является важнейшей частью официально-делового стиля. Этикет подразумевает под собой не только определенные внешние правила, но чисто стилистические, грамматические и синтаксические приемы, что в свою очередь регулируется жанром ретроспекции.
