Выполнение должностной инструкции возможно при соблюдении ряда условий:
1) организационная структура не должна быть перегруженной;
2) не должно быть двойного и тройного подчинения;
3) задания, поручаемые сотрудникам, должны быть четко обозначены.
Таким образом, должностная инструкция представляет собой локальный документ, регламентирующий основные трудовые функции, разъясняющий права и обязанности работника, определяющий место каждого сотрудника в штатной структуре управления, фиксирующий его подчиненность в структуре организации.
Составной частью должностной инструкции является положение о подразделении.
Общие положения о подразделении включают в себя:
1) правовое положение подразделения в организации (самостоятельное или структурное подразделение);
2) должность руководителя подразделения, в порядке замещения указываются должности лиц, замещающих руководителя подразделения;
3) условия передачи предоставленных должностному лицу прав и обязанностей лицу, его замещающему;
4) задачи и цели, поставленные перед подразделениями.
Функциональные обязанности. Руководством определен перечень функций, выполняемых сотрудниками подразделений для решения основных задач, стоящих перед подразделениями.
Взаимодействие с подразделениями компании. В данном разделе перечислены основные права и обязанности работников компании при взаимодействии с другими подразделениями, методы, способы и средства получения доступа к различным формам внешней и внутренней информации.
Взаимодействие с внешними организациями. В данном разделе перечислены полномочия при взаимодействии подразделений с внешними организациями. В нем в обязательном порядке закрепляются положения о взаимодействии с другими организациями. Установлен распорядок работы подразделения, командировок, порядок оплаты и стимулирования сотрудников. Перечислен список нормативных правовых актов, регулирующих деятельность подразделения.
Положения о подразделениях оформляются в соответствии с правилами и требованиями делопроизводства, предъявляемыми к документам данного вида.
В соответствии с инструкцией положение разрабатывается и принимается специалистами (юридическим отделом, кадровым отделом, руководителями подразделений), которые включают в документ максимальное количество практической информации.
В подразделениях действуют должностные инструкции, которые также составляются вышеназванными специалистами.
Должностные инструкции разрабатываются на каждого сотрудника в соответствии с перечнем должностей организации или предприятия (штатным расписанием), учитывая незамещенные должности.
