Выясните, согласуется ли данное вам поручение с вашими приоритетами. Таким образом вы сможете разумно оценить, не нанесет ли его выполнение ущерб вашей основной деятельности. Без уточнения таких моментов вы рискуете не только взяться за выполнение задания, которое не в вашей компетенции, но и быть дезорганизованым невозможностью справиться с ним удовлетворительно. В итоге о вас сложится впечатление как о человеке слишком занятом, но при этом неспособном выполнить работу вовремя.
Взаимоотношения с людьми на работе должны быть построены таким образом, чтобы сотрудники помогали вам наилучшим образом использовать время. И вы сами должны позаботиться о создании таких взаимоотношений.
Делегирование может сэкономить ваше время, если вы будете уверены в том, что люди четко понимают поставленное перед ними задание. Для этого нужно наладить эффективное общение и как можно меньше времени тратить на лишние объяснения. Аналогично этому, когда выполнение задания поручают вам, требуйте четкой информации о том, чего необходимо добиться в итоге. Зачастую другие не утруждают себя предоставлением существенных сведений, и вы, тратя свое драгоценное время, идете в неверном направлении, в то время как необходимая работа остается невыполненной.
Многократность повторения заданий и связанные с этим потери времени порой вызывают беспокойство. Поэтому никогда не будет лишним убедиться, что поставленные задачи вы поняли в полной мере с первого раза. Уверенность в происходящем означает, что время используется наилучшим образом.
Оцените, насколько хорошо вы используете свое время и время сотрудников, ответив на следующие вопросы.
▲ Поручаете ли вы другим выполнение некоторых заданий?
▲ Соблюдаете ли вы правила делегирования?
▲ Всегда ли вы даете понять, что беспокоитесь о результатах выполнения задания, которое поручаете?
▲ Поручая другим выполнение срочной работы, уверены ли вы в том, что ее действительно нужно выполнить незамедлительно и дело нельзя отложить до завтра?
▲ Даете ли вы четкие инструкции о сути задания и целесообразности его выполнения?
▲ Всегда ли вы четко понимаете, что от вас требуют?
▲ Уточняете ли вы надлежащим образом все неясные детали, чтобы не проделывать одну и ту же работу дважды?
• поручать некоторые задания подчиненным;
• следовать правилам делегирования;
• поручайте другим в равной мере как интересные, так и скучные задания;
• не допускать, чтобы сотрудники тратили понапрасну и ваше, и свое время;
