Правоустанавливающие и иные необходимые для государственной регистрации документы представляются в подлинниках (за исключением актов органов государственной власти и актов органов местного самоуправления) с приложением копий (п.5 ст.18 закона). После проведения государственной регистрации подлинные экземпляры документов возвращаются правообладателю (п.5 ст.18 закона).
Верность копий документов может быть удостоверена нотариусом или организацией, выдавшей документ. Допустим, что на государственную регистрацию представлены незаверенные копии указанных документов (например, договора). В таком случае работник учреждения юстиции по регистрации прав, принимающий документы, должен сделать на них надпись об их соответствии подлинникам с указанием даты, фамилии, инициалов лица, сделавшего надпись, а также заявителя. Данная надпись заверяется подписями названного работника учреждения юстиции по регистрации прав (филиала) и заявителя (п.51 Правил ведения книг учета документов).
Вместо копий документов на государственную регистрацию могут быть представлены дополнительные (вторые) подлинные их экземпляры, предназначенные для хранения в делах право устанавливающих документов.
Приписки, подчистки, зачеркнутые слова и иные исправления в документах должны быть оговорены (п.3 ст.18 закона), в том числе подтверждены подписью лиц (лица), например, участников сделки, подписавших документ.
В случае если на государственную регистрацию был представлен:
— документ (документы), имеющий подчистки, приписки, зачеркнутые слова и иные не оговоренные в нем исправления,
— документ, исполненный карандашом, а также
— документ с серьезными повреждениями, не позволяющими однозначно истолковать его содержание, согласно пункту 3 статьи 18 данного закона не подлежит при ему на государственную регистрацию.
Отметим, что в указанном законе, в том числе в его статье 18, не указан порядок отказа в приеме таких документов. Более того, в соответствии со статьей 2 данного закона уклонение от государственной регистрации может быть обжаловано заинтересованным лицом в суд, арбитражный суд. В связи с этим в Методических рекомендациях учреждениям юстиции по регистрации прав рекомендуется, проинформировав о данных положениях заявителя в ходе приема документов, незамедлительно приостанавливать государственную регистрацию (п.1 и 2 ст.19 закона). В уведомлении о приостановлении государственной регистрации со ссылкой на пункт 3 статьи 18 данного закона рекомендуется:
