О проведении плановой проверки инспектор труда должен уведомлять юридическое лицо, индивидуального предпринимателя не позднее чем за три рабочих дня до начала ее проведения. Такое уведомление должно происходить посредством направления заказного почтового отправления с уведомлением о вручении или иным доступным способом. В данном уведомлении инспектор может обозначить перечень документов, которые будет необходимо подготовить для представления инспектору.
Каждый сотрудник фирмы должен иметь представление о ходе проведения проверок, о правах и обязанностях проверяющих и проверяемых, установленных законодательством. Кроме того, не лишним будет обучить персонал для того, чтобы каждый из работников знал как вести себя с инспекторами. Кроме того, приказом директора можно утвердить памятку и инструкцию по взаимодействию с контролирующими органами. Данный локальный акт должен быть основан на законодательстве, в нем должны содержаться указания сотрудникам о поведении во время проверок. Там, можно зафиксировать, что работники могут быть привлечены к проверке только с согласия руководства. Составить перечень полномочных представителей работодателя на время проверки.
Приведем примерный образец памятки по взаимодействию персонала фирмы с контролирующими органами.
Памятка по взаимодействию персонала фирмы с контролирующими органами
1. Незамедлительно сообщите руководству о визите проверяющих.
2. Проверьте документы инспекторов, а при возможности снимите с них копии или хотя бы просто запомните и запишите указанные там сведения (фамилию, имя, отчество проверяющих, должность, подразделение и т. д.).
3. Потребуйте у проверяющего копию или экземпляр распоряжения на проведение проверки.
4. Объясните инспектору, что вести какие-либо разговоры и давать различные пояснения без разрешения руководства вы не вправе.
5. Если проверяющие все-таки настаивают на даче вами объяснений, заявляйте, что вы имеете подобное право в соответствии с действующим российским законодательством.
6. Не предъявляйте проверяющим документы, не относящиеся к предмету проверки, указанному в респоряжении.
Статьей 15 Федерального закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (вступает в силу 1 июля 2009 г.) установлен ряд ограничений при проведении проверки. Так, при проведении проверки должностные лица органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля не вправе:
