Если бухгалтерская отчетность уже сдана, тогда внесение исправление осуществляется путем составления бухгалтерских справок с подробным объяснением вносимых исправлений за подписью главного бухгалтера и бухгалтера. В данном случае бухгалтерская справка будет играть роль первичного учетного документа. В бухгалтерском учете на основании бухгалтерской справки необходимо внести исправительные записи в текущем периоде (например, методом «красное „сторно“).
При выявлении отсутствия каких-либо документов по возможности их следует восстановить (обратитесь в обслуживающий вас банк, к контрагентам).
Если восстановить документ по каким-либо причинам не удается, то следует иметь ввиду, что в общем случае отсутствие первичных документов, обосновывающих совершение какой-либо хозяйственной операции, согласно ст. 120 НК РФ относится к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов.
Ответственность не наступает только в отсутствие вины организации, т.е., если утрата первичных бухгалтерских документов произошла не по зависящим от налогоплательщика обстоятельствам (технические аварии, пожары и т.п.) (ст. 111 НК РФ и Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 11 декабря 2003 года №А33-11262/03-СЗ-4280/03-С1). Такие обстоятельства должны быть надлежащим образом подтверждены специально созданной комиссией с участием представителей уполномоченных органов (МЧС, коммунальные службы, отделения внутренних дел).
Имейте ввиду, что отсутствие у организации отдельных первичных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, позволяет исключить спорные суммы из состава расходов при формировании налоговой базы по налогу на прибыль (ст. 252 НК РФ) и из состава налоговых вычетов при исчислении НДС.
Отсутствие первичных документов за какой-либо период дает налоговым органам правовые основания для определения налогов расчетным путем на основании данных об аналогичных налогоплательщиках (подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ). При этом наличие налоговой и бухгалтерской отчетности, которая своевременно представлялась налогоплательщиком в налоговую инспекцию, не будет являться основанием для отказа в применении расчетного метода.
1.3. Ошибки, возникающие при отражении хозяйственных операций в учетных регистрах
Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации о хозяйственных операциях предприятия. Данные, отраженные в первичных учетных документах, заносятся для последующего отражения на счетах бухгалтерского учета. Причем хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и правильно группироваться на соответствующих счетах.
