В соответствии с п. 5 и 6 Порядка регистрации ККТ в случае необходимости замены действующих ККТ другими или установки дополнительной техники организация обязана до ввода их в эксплуатацию подать в налоговое ведомство заявление о регистрации новой ККТ и снятии с учета зарегистрированной ранее ККТ. Налоговое ведомство, получившее заявление о замене ККТ, в пятидневный срок производит регистрацию новой ККТ и снятие старой ККТ, при этом выдает организации карточку на вновь зарегистрированную ККТ.
Карточка регистрации ККТ хранится в организации в течение всего срока ее эксплуатации, предъявляется по требованию представителей налогового ведомства и других организаций, осуществляющих контроль за применением ККТ, и возвращается налоговому ведомству при снятии ККТ с регистрации.
По окончании срока применения моделей ККТ или в случае исключения моделей из Государственного реестра налоговое ведомство обязано направить в адрес владельца ККТ уведомление о необходимости представить в тридцатидневный срок в налоговый орган заявление на снятие с учета ККТ. По истечении указанного срока и в случае неявки пользователя ККТ в налоговое ведомство ККТ снимается с учета в одностороннем порядке.
Использование организацией или индивидуальным предпринимателем контрольно-кассовой техники, не зарегистрированной в налоговых органах, рассматривается как ее неприменение. Такая позиция подтверждена Постановлением Пленума Высшего Арбитражного Суда РФ от 31 июля 2003 г. № 16 "О некоторых вопросах практики применения административной ответственности, предусмотренной статьей 14.5 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, за неприменение контрольно-кассовых машин".
Закон № 54-ФЗ допускает использование моделей ККТ, исключенных из Госреестра, до истечения нормативного срока их амортизации.
Правда, из данной формулировки не совсем ясно, что именно следует понимать под "нормативным сроком амортизации" кассовой техники. Как следует из арбитражной практики, налоговые органы так толкуют данное положение: организация утрачивает право использовать устаревший аппарат после того, как его остаточная стоимость становится равной нулю. После этого организации могут быть предъявлены санкции как за работу без применения ККТ.
Впрочем, ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 14 ноября 2005 г. №А42-3084/2005-3 не поддержал претензии налоговых органов, напомнив, что именно они обязаны направлять владельцу кассовой техники, исключенной из госреестра, уведомление об истечении срока ее возможного использования. При этом данное уведомление должно быть направлено заблаговременно (не позднее чем за 30 дней до истечения этого срока) и в нем должно содержаться напоминание о необходимости снять кассовый аппарат с учета в налоговом органе.
