Лучше не проводить пресс-конференцию в конце недели, выходные дни могут «похоронить» новость. Однако для журналов, по сравнению с газетами подготавливающимся в более медленном технологическом цикле, время проведения пресс-конференции не имеет столь уж большого значения.
Стоит приглашать ограниченное количество журналистов из тематически непересекающихся изданий. В таком случае сотрудников редакций не будут смущать мысли о возможной публикации тех же новостей, что и у конкурентов. Эксклюзивность предпочтительна.
На разные пресс-конференции одной компании лучше приглашать представителей разных же СМИ. В таком случае название фирмы не будет мелькать перед читателями одного издания и перед редактором слишком часто. А за счет публикации в других газетах и журналах увеличится общий охват читателей. Это же можно сказать и о радио, и о телевидении.
В приглашении обозначается главная тема пресс-конференции. Она анонсируется без приведения подробностей. Их журналисты смогут узнать, прибыв по указанному адресу. Он также должен быть точно указан.
Место проведения пресс-конференции должно быть удобным. Удобным как с точки зрения подъезда или подхода (в центре города, рядом со станцией метро и т.д.), так и с точки зрения комфортабельности (просторное, с хорошей акустикой, с подходящим интерьером и т.д.). Достаточно часто пресс-конференции проводятся в специальных пресс-центрах, которые хорошо известны всем журналистам.
Представителей редакций обязательно встречают у входа, регистрируют и провожают к удобному для их работы месту. По ходу пресс-конференции у них интересуются, не нужно ли им в чем-либо помочь. Однако делать все это следует достаточно ненавязчиво.
Задерживать начало пресс-конференции не стоит более чем на пять-десять минут – журналисты не должны раздражаться из-за потери времени. Вместе с тем, нужно дать возможность подойти и подъехать тем из них, которые сами опаздывают.
Даже, если еще нет какого-то важного участника, лучше начать мероприятие вовремя, предоставив слово следующему выступающему по программе мероприятия. Опаздывающий представитель компании может всегда включиться в работу уже по ходу пресс-конференции.
Выступающих лучше подбирать не по должности, а по ораторским способностям. Тот, кто будет говорить достаточно много, должен делать это интересно, четко, логично, так, чтобы журналисты могли качественно воспринимать информацию.
Высшим руководителям, не имеющим ораторских способностей, будет достаточно сказать несколько приветственных фраз и затем передать слово более способным в устной речи. Однако, после своего выступления представителям верхушки компании следует остаться в помещении, чтобы не снизить значимость мероприятия, и чтобы журналисты имели возможность подойти к ним для интервью после окончания официальной части.
