К полезным мелочам электронной переписки можно отнести такие новшества, как вставка комментариев, использование специальных сервисных функций для копирования сообщений, полученных в Ваше отсутствие по указанному Вами адресу, возможность рассылки оригинального и полученного сообщений всем членам рабочей группы, выкладывание необходимой информации в режимах ftp, URL и т.д.
Комментарии, которые обозначаются символом >, позволяют шаг за шагом ответить на все заданные вопросы в режиме «вопрос– ответ».
Копирование. Все известные почтовые программы позволяют не только направить полученное Вами сообщение по другому или другим адресам, но также отправить Ваше оригинальное сообщение нескольким адресатам.
Скрытое копирование. В отличие от обычной почты, у электронной почты есть свое «невидимое» преимущество. Это команда BCc, которая позволяет послать копию письма так, что основной получатель об этом не догадается.
Изменение адреса. В случае, если Вы по каким-то причинам отсутствуете на своем рабочем месте и не можете срочно ответить на поступившие сообщения, полезно использовать сервисную функцию Вашей почтовой программы, которая автоматически будет отправлять все полученные сообщения по другому или другим адресам в течение заданного периода времени. При этом Ваша почтовая программа пошлет Вашему корреспонденту сообщение о том, что Вы временно отсутствуете на рабочем месте и ответите по возвращении.
URL, ftp режимы позволяют пользователям оставлять и получать большие объемы информации по указанным адресам в WWW.
Приложенный файл/Attached file
В случае если Вы хотите послать длинное и важное по смыслу сообщение, аккуратно приготовьте его отдельным файлом и пошлите, как приложенный файл (attached file). При этом не забудьте указать в тексте основного сообщения, что ниже следует приложенный файл.
Please find attached file with some information about….
Please find attached file with our new proposals concerning…
Subject. Тема сообщения
В силу того, что электронными письмами можно обмениваться несколько раз в день, полезно указывать в строке Subject тему вашего сообщения. Это поможет вам быстро отыскать нужное письмо в вашем архиве, если понадобится.
В некоторых случаях, когда Вам надо срочно получить ответ на свое сообщение, можно использовать команду Важность и установить более высокий приоритет на свое сообщение. При этом адресат получит Ваше сообщение с красным восклицательным знаком, что укажет на повышенный приоритет последнего. По умолчанию используется обычная степень важности.
