Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management. | страница 82
Посмотрите, как распределена работа в вашей компании. Какую схему она вам напоминает?
Например, ситуация, схематично представленная на рис. 33, возникает, когда большое количество руководящих работников значительно вовлечены в процесс организации. Получается, что «генералов» больше, чем «солдат». Это практически всегда просто излишнее расходование ресурсов. На мой взгляд, это оправданно только при проведении некоторых научных конференций, когда интеллектуальная часть мероприятия намного важнее, чем организационная. Во всех остальных случаях это нецелесообразно.
Также подобная ситуация возникает, когда большое число сотрудников вовлечены в обсуждение, хотя в реальности подготовку осуществляет всего несколько человек.
Подробнее об экономике, распределении полномочий и использовании подобного «рычага» можно почитать у Марка Скотта, «Фирма профессиональных услуг».[6]
Документы
Чтобы ничего не упустить при подготовке мероприятия, возьмите за правило создавать документ, который будет отражать состояние дел на каждом этапе. Это может быть своеобразный чек-лист (для себя мы называем его «путевой лист мероприятия»[7]), который заполняется по мере выполнения работ. Этот документ может переходить от работника к работнику по мере выполнения задач либо находиться в общем доступе, чтобы каждый мог видеть, какие работы сделаны, какие еще нет, и каждый своей подписью подтверждал, что некое действие по подготовке завершено.
«Путевой лист» (продолжение)
«Красная книга»
Человек не идеален, и ему свойственно ошибаться. А Клиентам не свойственно прощать ошибки.
Мы в компании Eventum понимаем, как много у нас «случайных» ошибок, которые мы делаем в нашей работе. И мы подошли к этому как к системной проблеме. Мы решили, что любая ошибка, любая – это системная проблема. И, чтобы решить ее и выплыть из болота недоразумений, мы завели «красную книгу», куда стали записывать свои ошибки.
Если кто-то что-то сделал не так и мы столкнулись с УЖАСНОЙ ОШИБКОЙ, то всегда есть два пути, как на это реагировать. Первый путь. Уволить виновного сотрудника или наказать материально, вычтя какую-то сумму из зарплаты.
Часто это практически нереально, потому что человек может сделать ошибки ценой в несколько зарплат. Или делать так много мелких ошибок, что к концу месяца окажется, что у него нет зарплаты. Через некоторое время все будут уволены или останутся без денег и сами уйдут. Этот путь неверный.
Поэтому лучше второй путь – научить человека и обезопасить его в будущем.
