Что нужно сделать до начала мероприятия
– Обеспечить визуальное оформление места проведения.
– Проверить оборудование (презентационное, свет, звук, аппаратуру для перевода и пр.).
– Проверить место рассадки участников.
– Подготовить навигационные знаки.
Расставьте цветы, баннеры, штендеры, плакаты, если не сделали это вечером накануне. Расставьте указатели, проверьте лишний раз, чтобы работала вся техника (за час-другой, при удаче, можно успеть привезти запасное оборудование, если у вас почему-то его нет с собой).
Все действия, все списки того, что нужно взять с собой, должны быть продуманы до мероприятия.
Если нужные вещи вы привезли в картонных коробках, пишите на этих коробках, что находится внутри, и нумеруйте их. Так вы избежите неразберихи и сразу же заметите, если что-то пропало, и будете точно знать, что именно. Возможно, у вас хватит времени привезти пропавшее из офиса.
Доставка оборудования на мероприятие похожа на переезд. Вы работаете в одном месте, но на несколько дней совершенно чужая вам гостиница или санаторий становятся вашим местом работы. Поэтому правило о нумерации и надписывании коробок касается любых переездов.
Советы для конференций и семинаров
Регистрационный стол.
Если участников много, расставьте указатели с буквами алфавита (А, Б, В… Я) или блоков (А-Д, Е-З… Э-Я). Участники быстрее найдут, где искать свою фамилию.
Таблички в президиум.
Напечатайте их заранее, но имейте с собой шаблон, так как в случае замены докладчика придется их срочно допечатывать. Сделайте таблички двусторонними. Это продемонстрирует ваше уважение не только к аудитории, но и к докладчикам: они увидят, что о них вы заботитесь не меньше, чем обо всех остальных приглашенных. Докладчики, найдя свои имена на обратной стороне таблички, правильно сядут в президиуме. Если они не знакомы между собой, таблички помогут им познакомиться.
Ознакомьте регистраторов с правилами поведения за регистрационным столом:
– Регистрационный стол – святое место. Здесь всегда должен быть идеальный порядок.
– За столом никогда и ни при каких обстоятельствах нельзя пить кофе, курить.
– На столе не должно быть никакого мусора, обрезков бумаги и т. п.
– Все, что лежит на столе, должно лежать очень аккуратно, ровно и в полном порядке.
– Утром во время регистрации нельзя сидеть. Это возможно только после начала конференции, когда все гости зайдут в зал. Если к столу регистрации подходит Клиент, нужно обязательно сразу же встать.
