– Спланировав бюджет и согласовав его, прилагайте все силы, чтобы больше ничего не менять.
– Если бюджет приходится менять и заново утверждать – он был спланирован плохо.
– Спланируйте буфер бюджета – заранее зарезервированные средства на срочные непредвиденные нужды (это важный момент).
– Утвердите реалистичные и понятные всем методы оценки мероприятия.
Факторы, влияющие на бюджет
На ваши расчеты должны повлиять данные проведенных исследований, на основании которых вы можете предполагать, сколько у вас будет участников и каковы будут предположительные расходы (и предположительные доходы). Вы можете и даже должны сравнивать вводные данные предстоящего мероприятия с данными мероприятий, проходивших раньше. Вряд ли обстоятельства повторных мероприятий изменятся так кардинально, что данные предыдущих не помогут вам в планировании.
При составлении бюджета вам необходимо соблюдать баланс творческого и финансового планирования. Даже на этапе творческого планирования свои идеи и их денежный эквивалент соотносите с реальными возможностями. Вам также потребуется определить финансовую философию вашей компании в отношении мероприятий. Это особенно важно при определении стоимости участия в них.
Регистрационные взносы. Одна из основных категорий доходов. Участники платят за возможность присутствовать на мероприятии.
Продажа билетов на мероприятия. Разновидность регистрационных взносов, но скорее касается массовых мероприятий вроде выставок и концертов. Соответственно, обычно билеты относительно недорогие. Кроме того, вашими Клиентами чаще становятся физические лица, а не компании. С финансовой точки зрения специфика этих доходов заключается в том, что билеты чаще покупают непосредственно перед посещением мероприятия, прямо на входе. Другими словами, необходимо учитывать, что до начала мероприятия вы не знаете, сколько у вас будет заплативших Клиентов, и работаете в состоянии высокой степени неопределенности.
Помощь спонсоров. Существуют финансовые, технические и информационные спонсоры. Их помощь – один из наиболее распространенных видов доходов, который мы рассматривали подробно в главе «Спонсорство» раздела «Партнеры и подрядчики».
Но в то же время наличие спонсоров обрекает вас на некоторые дополнительные расходы, связанные с выполнением обязательств по отношению к ним.
Скидки, предоставляемые техническими спонсорами, также можно записывать в доход (и расход), так как сэкономленные деньги для вас эквивалентны заработанным. Размер дохода равен возможным расходам, которые вы произвели бы, если бы не работали с техническим спонсором.
