Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management. | страница 105

– дата, время, место проведения мероприятия;

– RSVP (аббревиатура rйpondez s'il vous plaоt – «пожалуйста, ответьте» (франц.)).

Вы можете включить в пригласительный также следующие дополнительные элементы:

– цель мероприятия;

– локальное или международное событие;

– требования к стилю одежды;

– имена известных докладчиков или гостей;

– частота (например, 2-й ежегодный);

– юбилей или годовщина;

– информация об ограниченном количестве мест;

– статус приглашаемого (VIP, наблюдатель, приглашение от спонсоров).

Оформление вашего приглашения многое скажет о том, на какое мероприятие вы приглашаете получателя. Если вы делаете мероприятие в первый раз, проверьте реакцию на нейтральном человеке. Постарайтесь, чтобы оформление передавало именно то, что вы хотели передать. В противном случае может получиться конфуз.

Телемаркетинг

Не только почта предлагает нам возможность напрямую контактировать с Клиентами. Сюда же можно отнести телемаркетинг и, возможно, рассылку персональных факсов (я имею в виду не рекламные факсовые рассылки, а именно персональные обращения). В зависимости от количества приглашенных и от других факторов вы можете самостоятельно обзванивать потенциальных участников либо обратиться в специализированные колл-центры. Не переоцените свои силы.

Для эффективной работы на телефоне вам может потребоваться формализованный сценарий разговора. Подготовьтесь, напишите алгоритм развития беседы, типичные вопросы Клиентов.

Среди наиболее частых вопросов при организации корпоративных мероприятий следующие:

– Кто является организатором мероприятия?

– Где и когда все будет проходить?

– Каковы цели и задачи мероприятия?

– Кто участвует в мероприятии? Какие официальные лица, руководители компаний? Кто подтвердил свое участие, а кто дал предварительное согласие?

– Каковы условия участия, стоимость регистрационного взноса?

– Какова процедура регистрации?

Скорее всего, потенциальные участники будут сомневаться в необходимости участия – подготовьте аргументы, которые могли бы развеять эти сомнения. Заранее подготовьте ответы на все возможные вопросы.

Начав работу по обзвону, не стесняйтесь вносить изменения в алгоритм беседы, так как могут появиться непредвиденные вопросы, повороты разговора. Тренируйте ваших работников отвечать на них.

Если все же потенциальный участник не проявил интереса или не может принять участия по объективным причинам, спросите его сразу, к кому можно обратиться с подобным предложением.