Кстати, у техники есть такое «кармическое» свойство — на следующий день выполнять все то же самое без всяких проблем. А еще, вы не замечали, что именно тот e-mail, который отправляли долго и с мучительными трудами, потом вызывает такие последствия, что «лучше бы я его и не отправлял вообще»?
Если без техники совсем невмоготу — поищите альтернативные возможности. Где-нибудь поблизости есть интернет-кафе с принтером? Почтовое отделение с услугой отправки факсов? Уличный таксофон, с которого сейчас во все большем количестве городов России можно спокойно позвонить по межгороду?
Создавайте резервные копии информации. У технарей это называется «бэкап». В хорошо управляемых компаниях IT-департамент регулярно создает резервные копии всей корпоративной информации. Но даже он не охватывает все. Например, как насчет контактов в мобильном телефоне? Давно ли вы синхронизировали их с Outlook? Один мой знакомый уронил в реку мобильный телефон, в котором было 300 контактов клиентов, нигде не сохраненных. Восстанавливал потом полгода.
Или — бумажные визитки. Хорошо бы регулярно переносить информацию с них в электронное хранилище контактов. А то ведь именно в нужный момент визитка потеряется, а на ней от руки записаны мобильный телефон контрагента и его ценные мысли…
Наконец, ключевые текущие документы. Обязательно резервируйте их на дискету или USB-флэшку, хранимую подальше от компьютера (на случай прорыва батареи отопления). Контактную и справочную информацию желательно еще дублировать в бумажном виде — на случай проблем с компьютерами, читаемостью файлов и т. д.
Казалось бы, возникает дополнительная работа — как это вяжется с тайм-менеджментом? Но мы помним один из основных принципов тайм-менеджмента в условиях российского бездорожья и разгильдяйства: рассчитывать не на планы, а на непредсказуемость обстановки. Военные, которые постоянно имеют дело с непредсказуемостью, давно освоили принцип дублирования значимой информации, каналов связи, систем защиты. Не считайте себя умнее тысячелетнего опыта человечества, подстелите соломки заранее.
Организация совещаний
На совещаниях съедается море времени. Ведь один час совещания — это 5, 10, 20 человеко-часов, в зависимости от количества участников. Миллион книжек и статей про это написано, «а воз и ныне там». Повторим самоочевидные вещи, которые очень легко понимать, но трудно делать.
1. Определите формат совещания и не смешивайте разные форматы в рамках одного совещания. Типовые форматы:
