Инструменты планирования и ведения учета
Инструменты, которыми вы можете воспользоваться для облегчения своей деятельности, могут охватывать широкий диапазон оргтехники, начиная от чистого листа бумаги и заканчивая портативным компьютером. Здесь не стоит гнаться за модой. Делайте свой выбор в соответствии с вашим индивидуальным стилем и учетом природы вашей деятельности. Следует осознать, что неправильно используемый инструмент скорее снижает, чем увеличивает эффективность вашей деятельности.
Списки «что надо сделать?»
Несмотря на технологический прорыв, произошедший за последние годы в управлении персональной информацией, простой список «что надо сделать?», выполненный на обычном листе бумаги, все еще является наиболее распространенным инструментом в данной области. Основная проблема, конечно, заключается в том, каким образом этот список был составлен? Естественно, ценность его невелика, если он включает в себя вопросы, которые неожиданно всплывают в вашей голове каждое утро. Некоторые программы управления содержат основной список, включающий весь объем задач, которые предстоит осуществить. С помощью данного списка вы можете вычленить проблемы, требующие немедленного решения, или проблемы, которые можно решить в течение недели. Список «что надо сделать?» должен быть тесно увязан с расписанием ваших совещаний и условленных встреч. Если с помощью списка ежедневно решаемых задач вам не удается вести учет других задач, составляющих часть вашего рабочего дня, значит, составленный вами список разработан недостаточно четко и его воплощение в жизнь не приведет к достижению поставленных целей.
Бумажные носители информации — планировщик и органайзер
В восьмидесятые годы вряд ли вы смогли бы увидеть уважающего себя менеджера без персонального органайзера в кожаном переплете, да и сейчас еще при посещений магазинов канцелярских товаров вы обнаружите, что их эра не прошла. Стройными рядами в многочисленных количествах стоят они на полках, отличаясь только внешним видом и ценой. Основной формат этого инструмента оргтехники представлен среднего размера устройством для скрепления документов кольцами. Данное устройство содержит пронумерованные разделы, включающие в свою очередь заранее отпечатанные вставные страницы (вкладыши). Ниже представлены вкладыши, обычно входящие в состав органайзера:
· ежегодные планировщики;
· дневники различных форматов;
· ежедневники — условленные встречи и задачи, подлежащие выполнению;
