• Несколько лет назад в рамках каждой сферы бизнеса выпускалось два или три профессиональных журнала, сегодня от пяти до двадцати, или даже больше.
• Раньше счета за коммунальные услуги приходили на одной карточке. Теперь каждый счет приходит в отдельном конверте, и каждый конверт содержит несколько бланков.
• Самое простое присланное по факсу сообщение (включая титульный лист) насчитывает от двух до восьми листов бумаги.
• Число разнообразных каталогов за последние несколько лет увеличилось по меньшей мере в четыре раза.
• Число купонов, флаеров, брошюр увеличилось в десять раз, так как их стало проще распространять.
Наиболее предпочтительный прием обращения с грудой бумаг
Когда в течение дня вы получаете бумаги, не имеющие прямого отношения к вашей работе, складывайте их в стопку, не отвлекаясь от текущих дел.
Это нормально, так как далеко не все документы, попадающие к вам на стол, могут потребоваться для выполнения сегодняшнего объема работы, поэтому лучше временно отложить их в сторону.
Часть бумаг вы можете захватить с собой, когда уходите из офиса, чтобы разобраться с ними дома.
Не оставляйте кипу «потенциального мусора» на письменном столе: она будет только увеличиваться, внушая еще больший страх.
Купите вместительный портфель! Когда он наполнится бумагами, вам придется начать их разбирать.
Это хорошо для вас, для груды бумажек, и для тех, кто эти бумажки распространял:
***
Мы можем запросто пропускать через себя больше, чем сто страниц бумаги в день, если только не работаем в печати: в этом случае мы вынуждены иметь дело с большим объемом страниц. Смело расправьтесь с лишними бумагами!
Дв а волшебных слова, помогающих справиться с ворохом бумаг: «Отказ от…» (Отказ от подписки, членства, кредитных карточек).
***
Исследования показали, что по меньшей мере 80% бумаг, подшиваемых в файлы, оказываются ненужными и лежат мертвым грузом. Поместив их в папки, мы никогда больше в них не заглядываем.
Большинство этих пожелтевших листов устарели и потеряли актуальность, однако продолжают занимать значительную часть офисного пространства. Ненужные документы доставляют нам неудобства: по их вине теряются важные бумаги, они являются причинами всевозможных ошибок и промедлений в работе.
Наведите порядок в файлах как можно скорее и, держу пари, вы уменьшите содержимое архива по меньшей мере на треть. (Посмотрите также рекомендации под заголовком «Хранение данных » из главы №8.)
