К этому времени операция уже вступила в завершающую стадию: большая часть «контингента» была направлена на расстрел. Подводя первые ее итоги, УПВ информировало руководство НКВД СССР о прохождении дел. Сообщалось, что на 3 мая лагерям были направлены предписания на 13 682 человека. В 1-м спецотделе находилось 154 дела, готовившихся на «Комиссию», на контроле стояло 609 дел, на исправление в лагеря отправлено 29 дел, в Юхновский лагерь перевели 200 человек, в работе находилось 49 дел, подготовлены для доклада Меркулову – 185. Всего прошло дел на 14 908 человек (см. № 68). Чтобы уточнить, не упустили ли они кого-то из виду, 5 мая Сопруненко распорядился сообщить, сколько военнопленных и кто именно еще находится в лагере (см. № 70, 71).
Администрация Козельского, Старобельского и Осташковского лагерей старалась выполнить каждое требование Москвы и в свою очередь обращалась туда за разъяснениями возникавших в ходе операции вопросов. Так, П.Ф. Борисовец доложил в УПВ, что в Осташковском лагере содержится полицейский Ф. Мастоляж вместе с 8-летним сыном, который временно помещен в Осташковский детдом. Он спрашивал, что делать с мальчиком в случае получения наряда на отправку его отца (см. № 46). Однако в центре судьба ребенка никого не взволновала. Там давно привыкли обрекать на сиротство сотни тысяч детей «врагов народа». В списке-предписании на отправку в распоряжение начальника Смоленского УНКВД № 058/3 в пункте 55 значился Мастоляж Феликс Янович, 1890 года рождения…
Много вопросов возникало у лагерного начальства по оформлению этапов, хранению списков-предписаний и другой документации на военнопленных. УРО Осташковского лагеря, в частности, не знало, что делать с учетными делами на тех, кто «массовым порядком по нарядам» убывал из лагеря. Заводить ли картотеку убытия? Копировать ли для высылки в УПВ карточки формы № 2 на убывших? Где хранить списки, по которым сдают военнопленных? Как оформлять этапы? Ответы на эти вопросы УПВ постаралось дать в своем распоряжении от 11 апреля. В картотеке лагеря предписывалось отмечать «убыл по списку №… такого-то числа и месяца». Указывалось, что карточки ф. № 2 высылать в УПВ не следовало.
В случае какой-либо путаницы в списках-предписаниях начальники лагерей обращали на них внимание УПВ. 3 мая, например, В.Н. Королев сообщил И.И. Хохлову, что с 3 по 28 апреля согласно спискам отправлены в Смоленск 4235 человек, в Юхнов – 107 человек. Не были отправлены из лагеря по распоряжению В.М. Зарубина фигурировавшие в списках-предписаниях генерал Е. Волковицкий и капитан С. Синицкий, по распоряжению УПВ – X. Чиж, М. Липский и А. Манн. Некоторые наряды были выданы на людей, которых не было в лагере, на четверых они выписывались дважды. В лагере оставались 265 человек, не считая 5 военнопленных, доставленных в Козельск из Ровенского лагеря. Начальники трех лагерей регулярно информировали и руководство УНКВД относительно выполнения нарядов на отправку (см. №75,79,80,81).
