4. Узнайте, нужна ли вообще встреча. Вам же нужна встреча для того, чтобы обсудить какую-то тему, провести мозговой штурм или с кем-то познакомиться? Если нет, то рассмотрите, могут ли быть достигнуты цели встречи другим способом без вашего участия, а вы ознакомитесь с итогами в виде отчета.
Директора тратят 61% своего рабочего времени на встречи.
Давайте рассчитаем стоимость часа каждой встречи, включая вас.
Пример, вы как генеральный директор руководитель 5 подчиненными, и в неделю с ними проводите 10 встреч по 30 минут. Расчет на 5 руководителей со средней зарплатой 80 000 руб. в месяц, вы как генеральный директор с зарплатой 150 000 руб. В итоге, зарплата всех участвующих во встрече 550 000 руб., 300 минут затраты в неделю и 1200 минут в месяц, итого 20 часов, несложно подсчитать, что стоимость для компании 1 встречи будет примерно 1700 руб.
Резюме: Вам будет намного легче и проще, если ваши встречи будут максимально полезными, быстрыми и недолгими. Будь то собрание, встреча или совещание – они должны решить ваш главный запрос. Для этого используйте мои советы, а если встречу можно провести без вас, то сделайте это, и займитесь тем, что принесет больше пользы для бизнеса.
3. Работайте системно с электронной почтой.
Если вы хотите быть на связи через электронную почту, то вы должны быть максимально дисциплинированы. Вместо простого ответа по электронной почте, попробуйте написать его в более структурированной форме. Методы, которые помогут вам:
1. Очистите мусор. Во-первых, отписывайтесь от всего, что не нужно. Потом просмотрите заголовки и темы каждого входящего электронного письма. Если какое-либо из сообщений повторяются или не имеет важности по вашему мнению, то немедленно удалите их.
2. Подумайте, нужно ли отвечать. Слишком часто генеральные директора включаются в групповые рассылки, не требующие ответа. Если вы ответите на групповое электронное письмо, то не нужно нажимать «ответить всем». Отвечайте ключевым лицам, которым вы хотите поручить решение вопроса.
3. Делегирование чтения и ответов. Подумайте о своем личном помощнике, который будет читать электронные письма от вашего имени. Попросите его отметить важные электронные письма, на которые вы должны ответить лично, а он пусть отвечает на остальные.
4. Лишь некоторые сообщения являются срочными. Не обязательно обрабатывать каждое электронное письмо, как срочное. Вы можете попросить своих сотрудников написать или позвонить вам, если у них есть срочный вопрос.
