Современной деловой документации предшествовали различные переписи населения, в процессе которых складывались типы официального именования людей.
Частичные переписи населения практиковались на Руси с древних времен. Русские князья содержали при себе писцов, которые учитывали поступление доходов в княжескую казну, — об этом упоминается в памятниках XIV—XV вв. В XVI в. составляются писцовые книги, содержавшие описания городов, сел, поместий, вотчин и выполняемых крестьянами повинностей. В XVII—XVIII вв. существовали переписные книги — документы делопроизводства в русском государстве. С 1718 по 1887 г. учет лиц, подлежавших обложению податями, осуществлялся с помощью ревизских сказок — материалов ревизий. В ревизских сказках учитывались крестьяне, посадские люди, однодворцы, ямщики, работные люди, бродячее духовенство и так называемые гулящие, т. е. вольные люди. В ревизские сказки не включались дворяне, духовенство, чиновники как сословия, не подлежавшие обложению налогами.
Широкая всеобщая перепись населения была проведена лишь в 1897 г. Предыдущие переписи составлялись в разных частях страны по различным поводам и для лиц отдельных сословий в равное время.
Лица, проводившие перепись, пользовались присланными из столицы циркулярами, предусматривавшими образцы, в соответствии с которыми рекомендовалось заполнять переписные листы. Переписчики обычно четко владели формулой русского официального трехчленного именования и в процессе записи придавали разнородный индивидуальным именованиям стереотипный облик.
В процессе неоднократных переписей населения отрабатывался наиболее привычный, «стандартизированный» вид русских фамилий. В результате этого фамилии отмежевались от прозвищ, как от слов, не только соответствовавших нормам и требованиям предыдущей эпохи, но и как от слов иного ранга.
Благодаря тому, что ведение делопроизводства в русском государстве возникло рано, мы можем сейчас узнать, как звались наши предки. Вот некоторые образцы официальных именований предыдущих эпох: Фёдор Колесница, новгородец, 1328 г.; Сенка Грех, крестьянин Боровицкого погоста, 1406 г.; Ионка Лисица, ивангородский торговый человек, 1498 г.; Демешко Бойко, ладожский посадский, 1500 г.; Клён Прокофьев сын, рязанский помещик, 1616 г.; Баженко Фёдоров, служилый человек в Сибири, 1658 г.
В большинстве случаев перед нами имя и прозвище, иногда — имя и указание, чей это сын. А вот запись из Переписной книги города Ростова Великого за 1678 г.: «Во дворе Родионко, прозвище Богдашко, Фадеев сын Третьяков, у нево дети: Ивашко, Петрушка, Гаранька, у Ивашки сын Максимка 4 лет, да внук Богдашков Федотка Иванов сын Лапшин».
