Указом от 20 января 1797 г. предписывалось составить Гербовник из трех отделений: «…в первом отделении поместить все фамилии по старшинству родов, начиная с князей и графов, потом баронов и дворян, со времени соединения поместий с вотчинами, не внося токмо в число имеющих достоинство князей и графов; Римских князей и графов, которые сих достоинств империи Российской не имеют, а оставляя их в том классе дворянства, которое по рождению им принадлежит; также и князей татарских в число княжеских родов не включать».[87] Во второе отделение должны были вноситься дворяне, получившие дворянство по высочайшей милости, и в третье — дворянство, выслужившееся по чинам и орденам.
В дальнейшем отдельные разделы Гербовника составляли гербы родов: 1) княжеских, 2) графских, 3) баронских, 4) жалованных по высочайшей милости и 5) всех остальных дворянских родов, т. е. древнее и выслужившееся дворянство объединялось в одном разделе. То положение указа, в котором говорилось о невключении князей и графов Священной Римской империи и татарских князей в раздел титулованных родов соблюдалось в точности.[88]
Определенные трудности при составлении Гербовника возникли при предъявлении дворянами доказательств их дворянского происхождения. Сведения эти вместе со списками дворян, желающих утвердить свои гербы, должны были поступать из губернских дворянских депутатских собраний. Екатерининским положением 1785 года предписывалось депутатским собраниям составить родословные книги, куда дворянские роды включались только по предъявлению неоспоримых доказательств дворянского происхождения. Ио составление родословных книг по губерниям шло медленно и Герольдия несколько раз была вынуждена торопить губернские власти с отсылкой необходимой для Гербовника информации.
Как говорится в «Проекте предложения о Гербовнике»: «Главный источник, из коего почерпать должно все сведения о древнем российском дворянстве, есть российская история».[89]
Неоспоримыми доказательствами считались происхождение от удельных князей и их потомков, т. е. Рюриковичей, а также от родов, включенных в «Бархатную книгу». Особо были выделены роды, выехавшие из иностранных государств. Про них сказано: «Когда в родословных написано: выехал такой-то муж честен, то чрез оное и разумеется человек знатного рода».[90]
Наибольшую сложность вызывал сбор доказательств потомками древнего дворянства, которое в целом соответствовало родам, внесенным в шестую часть дворянской родословной книги, т. е. получившим дворянство за 150 лет до Жалованной грамоты дворянству 1785 года. В «Проекте предложения о Гербовнике» говорится, что «несумнительные доказательства древнего дворянства тех фамилий, кои помещены быть долженствуют в первую книгу, суть: указы на дачу земель и деревень; верстание по дворянской службе поместным окладом; указы или грамоты на пожалование из поместья в вотчины; указы или грамоты на жалованные деревни, хотя бы оные и выбыли из рода; купчие, закладные, рядные и духовные о дворянском имении; патенты и дипломы на дворянские чины данные предкам и другие древние документы оным подобные».
