ЗАГС. Такие документы, как свидетельства о рождении, браке и смерти, нужно хранить в надежном и безопасном месте. Я храню копии этих документов в архивном шкафу, чтобы при необходимости дать их членам семьи. Я даже храню под рукой копии документов моих уже взрослых детей – и они не раз были мне за это благодарны! Оригиналы этих документов я храню в несгораемом сейфе вместе с нашими загранпаспортами.
ГАРАНТИИ. Храните гарантии на все домашние или личные вещи. В этой же папке я храню корешки талонов на налоговые вычеты, если деньги до сих пор не пришли. Как только мы получаем чеки на возврат части налогов, я убираю корешки из папки.
ЗАВЕЩАНИЯ. Я слышала множество душераздирающих историй о хлопотах, с которыми сталкиваются люди после потери близких людей, если дела покойных были не в порядке. Скорбеть трудно, когда пытаешься разобраться в финансах и личных вещах покойного. От этого могут страдать отношения с другими людьми. Когда мы переживаем тяжелую потерю, это не то, чего мы желаем себе и своим близким.
Мы с мужем храним копии собственных завещаний, а также копии завещаний других членов семьи, чьими делами мы должны будем распоряжаться в случае их болезни или кончины. Раз в год я сажусь со своими родителями, чтобы обсудить внесение возможных изменений в их завещания и распоряжения на случай болезни[3]. Многие друзья говорят, что не могут вести такие разговоры с родственниками. Независимо от трудности этих разговоров, очень важно убедиться, что все документы в порядке, а пожелания можно исполнить должным образом. Это особенно важно, если у вас есть маленькие дети!
РАБОТА. В «рабочей» папке лежат резюме, оценки работодателей и связанные с работой сертификаты, которые могут вам понадобиться при поиске работы или при просьбе о повышении. Как жене военного, мне часто приходилось искать новую работу из-за переездов. И в эти времена моя «рабочая» папка играла очень важную роль.
После того как вы заведете собственную архивную систему, секретом успеха будет помнить, что ваша цель – хранить только самые нужные документы. Не тратьте время: не вносите в архив и не храните документы, которые никогда не пригодятся. Воспринимайте ведение архива как быстрое ежедневное или еженедельное дело. Проводите ежегодный аудит архива и выбрасывайте все неактуальные документы.
Организация ежедневника
Если вы знаете меня, то знаете, что я люблю свой ежедневник, я называю его своим личным помощником. Мир захватывают технологии, но я по-прежнему уверена: ничто не поможет мне справиться с моими задачами лучше, чем лист бумаги и красивая ручка.
