Для решения вышеперечисленных задач необходимо качественное выполнение функций, характерных для закупок. В современных условиях важнейшие функции закупок можно объединить в семь блоков.
Блок функций планирования: анализ процессов материально-технического обеспечения в текущем и отчетном периодах; прогнозирование потребления материальных ресурсов; расчет потребности предприятия в материальных ресурсах; определение в плановом периоде объемов закупки материальных ресурсов и потребности в денежных средствах.
Исследовательский блок функций: анализ номенклатуры материальных ресурсов, потребляемых предприятием; рассмотрение номенклатуры материальных ресурсов, предлагаемых на рынке; исследование эффективности использования материальных ресурсов; изучение опыта применения материальных ресурсов другими предприятиями; анализ объемов потребления материальных ресурсов, выявление его тенденций и причин; изучение поставщиков, их условий продажи; исследование ценовой политики поставщиков, системы цен и скидок; оценка товаропроводящей сети поставщиков, выбор предпочтительной.
Блок функций, связанных с выбором поставщиков: определение критериев выбора поставщиков; формирование рейтинга поставщиков; оценка эффективности деятельности поставщиков.
Оперативный блок функций: разработка планов завоза материалов от различных поставщиков; определение потребности в транспортных средствах, подача заявок на транспорт; контроль отгрузки поставщиками; организация завоза материальных ресурсов; контроль за доставкой грузов; решение вопросов с финансовой службой об оплате счетов; оперативный учет поступивших материальных ресурсов; контроль за выполнением обязательств поставщиками; выявление фактической обеспеченности ресурсами и регулирование запасов материальных ресурсов.
Организация хранения материальных ресурсов: подготовка к приемке грузов и организация работ по их разгрузке; входной контроль по целостности упаковки грузов, по их количеству и качеству; размещение материальных ресурсов по местам их хранения; обеспечение сохранности материальных ресурсов; подготовка материальных ресурсов к передаче на производство; комплектация заказов производства; организация отпуска материальных ресурсов производству.
Доведение материальных ресурсов до внутренних подразделений предприятия: планирование потребностей внутренних подразделений; разработка лимитов на отпуск материальных ресурсов; оформление документов на отпуск материалов; организация централизованной доставки материалов на рабочие места; организация отпуска материальных ресурсов внутренним подразделениям; контроль состояния запасов на рабочих местах и в кладовых цехов.
