Системный подход предусматривает оценку эффективности закупок проводить по уровню достижения стратегических целей и задач в данной области. Для этого необходимо установить стратегические цели, сформировать задачи и под каждую задачу определить совокупность показателей, формирующих систему, именуемую ключевыми показателями эффективности закупок (КПЭ).
Ключевой показатель эффективности — это оценочный критерий достижения цели, используемый для определения эффективности закупочной деятельности, поддающийся количественному измерению и являющийся значимым с точки зрения долгосрочных и среднесрочных задач предприятия. Обычно КПЭ являются долгосрочными показателями и могут разниться в зависимости от типа организации. Выбранные КПЭ должны отражать цели организации, быть количественно измеримыми, являться основой для достижения успеха организации.
КПЭ закупок включают в себя шесть крупных блоков[11]:
1) КПЭ для процесса снабжения в целом (уровень исполнения заявок, оборачиваемость запасов, качество материально-технических ресурсов, оптимизация стоимости закупок, оптимизация затрат на организацию снабжения и т. д.);
2) КПЭ для планирования закупок (показатели выполнения плана закупок по объемным и качественным критериям);
3) КПЭ для выбора поставщика (определяются перечнем критериев, которым должен соответствовать поставщик);
4) КПЭ для ведения договоров с поставщиками (планируемая цена закупки, фактическая цена закупки, время ведения переговоров, скорость принятия управленческих решений в процессе переговоров и т. д.);
5) КПЭ для выполнения складских операций и доставки заказчикам (складские затраты, транспортные затраты);
6) КПЭ для контроля, анализа и совершенствования бизнес-процессов (общий объем операций, объем и стоимость упущенных продаж, производительность труда, стоимость той или иной закупочной операции, например, средняя стоимость разработки и оформления заказа или доля стоимости материальных ресурсов (МР) в объеме продаж.
Таким образом, применение системы КПЭ закупок позволяет устанавливать их цели и показатели в соответствии с этими целями; определять направления развития предприятия и закупок; формировать достоверную отчетность о положении дел в области закупок и контролировать направления использования материальных ресурсов; корректировать стратегические цели закупок и составлять перечень мероприятий для достижения установленных значений КПЭ.
Определение уровня корпоративной эффективности закупок осуществляется посредством оценки экономии в совокупной стоимости владения закупаемыми товарами или услугами в рамках рассматриваемой категории. Совокупная стоимость владения ресурсами в снабжении включает в себя четыре основных элемента (рис. 1.5):
