Система управления «дебиторкой» и долгами создается путем регламентации всех процессов, связанных с формированием дебиторской задолженности и взысканием долгов.
В ходе построения системы важно решить следующие задачи:
• организовать текущий мониторинг дебиторской задолженности и ее анализ в предшествующем периоде;
• создать четкие и понятные для сотрудников компании и контрагентов правила работы с дебиторской задолженностью;
• определить возможную сумму оборотного капитала, направляемого в дебиторскую задолженность путем предоставления клиентам отсрочки платежа;
• сформировать систему кредитных условий для клиентов, в том числе систему скидок и штрафов;
• сформировать стандарты оценки покупателей и дифференциации условий предоставления кредита;
• разработать схемы мотивации персонала, занятого возвращением дебиторской задолженности;
• сформировать процедуры сбора дебиторской задолженности, в том числе связанные с взысканием просроченной задолженности самостоятельно, а также в судебном порядке;
• построить эффективную систему контроля за движением и своевременной инкассацией дебиторской задолженности.
Для решения указанных задач необходимо осуществить ряд мероприятий.
***
Первое, что необходимо сделать, — это провести мониторинг текущей «дебиторки» и проанализировать предшествующие периоды, с тем чтобы понять, каков среднемесячный размер дебиторской задолженности, каково соотношение плановой и просроченной задолженностей, какова величина проблемной (сомнительной) и безнадежной с точки зрения взыскания «дебиторки» и т. п.
Очень удобно проводить анализ дебиторской задолженности с использованием возможностей электронных таблиц. Во-первых, для проведения необходимых вычислений можно задать необходимые формулы, а во-вторых, полученные в результате вычислений данные можно увидеть в наглядной форме в виде графиков, диаграмм и т. п. На рис. 1.1 представлен пример возможностей электронных таблиц для анализа дебиторской задолженности в разрезе сроков ее возникновения.
