Если обнаруживаете, что никак не можете решить, сохранить ли вам какой-то конкретный документ, не расслабляйтесь. Не упускайте эту драгоценную возможность. Задавайте трудные вопросы и пообещайте себе разобраться с документами так тщательно и полно, чтобы больше никогда не приходилось устраивать столь же масштабное мероприятие. Если предпосылка «выброси все» заставляет вас упрямиться, представьте себе, как я вхожу в кабинет и объявляю, что сейчас пущу под нож все ваши документы. Что вы сделаете? За какими листочками броситесь, стремясь спасти их от шредера?
Вы можете обнаружить, что можно избавиться почти от всех бумажных документов, но это, конечно, зависит от специфики вашей работы. Одна учительница средней школы рассказала мне, что перевела в цифровой формат все необходимое, полностью опустошив два шкафа для хранения документов, а заодно увеличив эффективность своей работы.
Один мой знакомый бизнес-менеджер завел привычку определять, нужно ли ему хранить документ, прямо в момент получения. Ненужный документ тут же отправлялся под нож, и у него перестали накапливаться кучи бумаги. Но при пользовании шредером нужно соблюдать осторожность. Тот же самый менеджер привык включать его настолько поспешно, что однажды пустил на ленточки письмо от одного из своих подчиненных с заявлением об уходе – вместе с конвертом. (Честно говоря, это был мой бывший начальник, а заявление, которое он нечаянно уничтожил, было моим.)
Документы – единственная категория, которую нельзя сортировать по «критерию радости».
Как хранить бумажные документы, чтобы избежать рецидива
Некоторые читатели, добравшись до этого места в книге, возможно, испытают тревогу. Даже если разобрать все бумаги, они неизбежно будут снова накапливаться, сделав столь же неизбежным рецидив захламленности. Но не стоит волноваться! При условии, что вы будете следовать трем правилам хранения, изложенным ниже, вы больше никогда не погрязнете в бумажном беспорядке.
Правило первое: классифицируйте все документы до последнего листа
Сначала рассортируйте свои документы по четким категориям: презентации, проектные предложения, отчеты, счета. Еще можно сортировать их по датам, проектам или именам отдельных клиентов, пациентов или учащихся. Одна моя клиентка, например, отвела специальные папки для «идей дизайна», «идей управления», «учебных материалов по английскому» и «документов, о которых следует помнить». Используйте ту систему, которая лучше всего подходит вам.
