Если вы вынуждены задавать несколько вопросов в письме, то разбейте его по пунктам, чтобы каждый из них получил отклик.
Из комментариев:
«Обязательно соблюдаю структуру, делаю отступы между смысловыми блоками. Если необходимо узнать информацию, в списке вопросов пишу с новой строки каждый вопрос, уточняющие вопросы не переношу».
Отвечайте на все вопросы в письме
Если в письме задано несколько вопросов, то ответить нужно на все, а не выбирать те, на которые удобнее и приятнее отвечать. Если вы будете отвечать выборочно, то собеседник вынужден будет отправлять вам по одному сообщению в одном письме. В день вы будете получать гораздо больше писем, а почта превратится в чат.
Если текст пронумерован по пунктам, то отвечайте тоже по пунктам. Если письмо не структурировано, то, чтобы не оставить без внимания какой-то вопрос, можно процитировать все письмо собеседника и прямо в это письмо вставлять ответы на вопросы собеседника, выделив их, например, другим цветом.
Валера, привет!
Отвечаю на твои вопросы.
Когда состоится конференция?
20 сентября.
Кто будет в ней участвовать, кроме нас?
Список участников составляется оргкомитетом на конкурсной основе. Точный список будет к 5 сентября.
До какого числа нужно отправить тезисы?
Тезисы принимаются до 20 августа.
Используйте электронную почту, чтобы зафиксировать договоренности
– Мы же по телефону полтора месяца назад решили, что делаем так!
– А потом на совещании решили по-другому.
– Но в мессенджере же вот по-другому написано!
– Так это было до совещания и звонка…
Если часть вашего делового общения происходит по телефону, в мессенджере, на личной встрече, полезно фиксировать все договоренности в почте: можно отправлять протокол или мемо (меморандум) по итогам встречи, можно писать короткое резюме после телефонного разговора: «Пишу вам, чтобы зафиксировать то, о чем мы договорились», – и дальше перечисляйте все важные пункты. Так вы будете точно знать, где искать информацию и на что ссылаться.
ЛАЙФХАК
ПРОЧИТАЙТЕ ВСЕ ПИСЬМА, КОТОРЫЕ ВЫ ПОЛУЧИЛИ, ПРЕЖДЕ ЧЕМ ОТВЕТИТЬ
ЧАСТО БЫВАЕТ ТАК, ЧТО НАЧИНАЕШЬ ПРОВЕРЯТЬ ПОЧТУ СО СТАРЫХ ПИСЕМ, ВЫПОЛНЯЕШЬ ПРОСЬБУ, А ПОТОМ ВИДИШЬ, ЧТО ОТПРАВИТЕЛЬ ПРИСЛАЛ ЕЩЕ ОДНО ПИСЬМО: «ОЙ, ПРОБЛЕМА РЕШИЛАСЬ, ПРОСЬБА ОТМЕНЯЕТСЯ!». РЕШЕНИЕ ПРОСТОЕ: ПРЕЖДЕ ЧЕМ ОТВЕЧАТЬ НА КАКОЕ-ТО ПИСЬМО, ПРОВЕРЬТЕ, НЕ ПРИХОДИЛО ЛИ НОВЫХ ПИСЕМ ОТ ЭТОГО АДРЕСАТА: ВОЗМОЖНО, ПИСЬМО, НА КОТОРОЕ ВЫ СОБИРАЕТЕСЬ ОТВЕТИТЬ, УЖЕ УСТАРЕЛО.
