Цифровой этикет. Как не бесить друг друга в интернете | страница 22

Часто бывает, что вам предстоит совместная работа над одним файлом, тогда лучше не пересылать друг другу один файл, который вы совместно редактируете, а воспользоваться инструментами коллективного редактирования, например, google-документами.

Чтобы совместная работа в google-документах была приятной и удобной, нужно усвоить несколько правил.

1. Уточните у собеседника, удобно ли ему работать с google-документами. Этот инструмент кажется мне совершенным для совместной работы, однако оказалось, некоторые его не любят или не умеют использовать. Я долгое время отправляла своему боссу документы в Google, пока он не сказал: «Что за странный формат? Каждый раз мучаюсь». Поэтому, прежде чем отправлять кому-то google-документы, уточните, готов ли он с ними работать.

2. Называйте файл понятно. Google автоматически сделает названием вашего файла первые слова в тексте. Называйте файл так, чтобы было понятно не только вам, но и тому, кто будет работать вместе с вами над документом. Название «Коммерческое предложение», «Договор» или «Анонс» – плохая идея. У вашего коллеги этих анонсов на диске может быть десяток.

3. Если вы совместно работаете над файлом, не переименовывайте его без предупреждения. Иначе потом никто не сможет найти этот файл в своем google-диске.

4. Если вы планируете совместно работать над документом, то сразу открывайте к нему доступ. Часто присылают ссылку на документ, к которому настройками приватности еще не открыт доступ. Это означает, что собеседнику нужно сначала отправить вам запрос на доступ. Дождаться, пока вы его откроете. И только после этого приступить к работе. Эта процедура может затянуться надолго. Для экономии времени сразу открывайте доступ. Для этого в правом верхнем углу есть кнопка «Настройки доступа».

5. Когда открываете доступ, пишите сопроводительный текст. Напишите, чего вы ожидаете от собеседника: чтобы он просто посмотрел текст, чтобы оставил свои замечания в комментариях, чтобы вносил изменения сразу в текст. Человеку не придется гадать, зачем же ему прислали этот документ. Он сразу поймет, что это и как быстро надо отреагировать. Это избавит вас от дополнительных вопросов и неудобств.

6. Следите за настройками приватности. Помните, что если вы поставите ВКЛ (для всех в интернете), то документ сможет через поисковик найти любой пользователь.

В расширенных настройках приватности можете просматривать и изменять уровень доступа у пользователей: