Принципиальным было решение, что совокупный мотивационный фонд проекта рассчитывается исходя из анализа стоимости данных работ при привлечении сторонних организаций с учетом ограничений, связанных с конфиденциальностью информации, и с учетом всех косвенных затрат, связанных с привлечением сторонних специалистов. Также учитывается достигаемый с помощью проекта экономический эффект. Кроме того, изначально было установлено ограничение такого ресурса, как рабочее время: сотрудник, участвуя в деятельности проектного офиса, на все проекты суммарно должен затрачивать не более 40 % своего рабочего времени.
Система KPI проекта была определена как система ключевых показателей эффективности, состоящая из показателей группы в целом (КСС и КБД), а также личного показателя работы участника (КСВi). Система KPI проектной группы включает в себя два коэффициента:
• коэффициент соблюдения сроков проекта (далее КСС) – показатель, характеризующий соблюдение сроков исполнения работ по проекту, значение КСС не может быть не более 1,4, что соответствует перевыполнению на 25 %;
• коэффициент бюджетной дисциплины (далее КБД) – показатель, характеризующий исполнение бюджета проекта, КБД не может быть более 1,5, что соответствует 30 %-ной экономии бюджета.
Индивидуальный KPI определяется руководителем группы, исходя из оценки деятельности каждого участника: степени влияния на конечный результат и соблюдения исполнительской дисциплины на протяжении всего проекта. Коэффициент степени влияния каждого участника группы (далее КСВi) – коэффициент, характеризующий степень участия каждого участника проектной группы в достижении результата.
Коэффициент соблюдения сроков проекта (КСС) рассчитывается по формуле:
КСС[3] = (ППП/ФПП) × 1,05, где ППП – планируемая продолжительность проекта (целые месяцы);
ФПП – фактическая продолжительность проекта (целые месяцы).
Коэффициент бюджетной дисциплины (КБД) рассчитывается по формуле:
где ПБП – плановый бюджет проекта;
ФБП – фактический бюджет проекта;
1,15 – поправочный коэффициент на непредвиденные ситуации.
Коэффициент, характеризующий степень влияния каждого участника проектной группы в достижении результата по факту реализации проекта (КСВi), определяется следующим образом. Он устанавливается руководителем проекта на основе оценки работы в проекте участника проектной группы относительно его плановой вовлеченности в работу (ОСВi – плановая оценка степени влияния участников проекта на этапе подготовки паспорта проекта) согласно следующей шкале:
