Плохо управляемые собрания чаще всего оказываются результатом отсутствия подготовки у вовлеченных в общение сторон. Критически важные и сложные вопросы требуют изучения, исследований и тестирования перед принятием окончательного решения. Слишком часто люди собираются, не сделав домашнего задания, и теряют время в догадках и обмене мнениями. В глубине души они знают, что принятие решения без адекватной информации может оказаться рискованным (и это действительно так), потому собрание в конечном итоге оказывается безрезультатным и стороны договариваются встретиться еще раз, когда-нибудь в будущем. Но если участники не подготовятся, то следующее собрание гарантированно станет повторением предыдущего.
Проведение собраний требует дисциплины – участники должны определить ясную цель мероприятия и далее придерживаться ее, а кроме того, присутствовать должны только те люди, у которых есть веские причины на это, одного лишь желания поговорить недостаточно. Собственно, причина, почему кого-то приглашают на собрание, есть всего одна: этот человек реально может внести свой вклад.
В компаниях, где принято уважать время, сотрудники имеют настоящую аллергию на невнятные собрания, которые не завершаются конкретными действиями. Люди хотят, чтобы эти мероприятия были по крайней мере так же плодотворны, как время, которое они проводят, работая за своими столами. Самое главное – иметь правильное число идеально организованных собраний, где присутствуют действительно нужные участники. И вот несколько вещей, на которые вам стоит обратить внимание, если вы хотите сделать собрания продуктивными. Можете считать это лекарством для людей с аллергией на такого рода мероприятия.
Ничто в организации не будет работать хорошо, если нет единой точки контроля. Это справедливо и в отношении собраний. Для того чтобы споры не вышли из-под контроля и время не было потрачено даром, необходим рефери, способный остановить дискуссию. На хорошо управляемом собрании всегда присутствует человек, контролирующий ход споров, ответственно следящий за тем, чтобы группа пришла к какому-либо решению, и документирующий это решение.
Координация собрания требует силы. Порой приходится одновременно останавливать одних людей и стимулировать к разговору других. Иногда нужно принимать решения, невзирая на возражения кого-то из участников. Но, прежде всего, координация требует следования в ходе собрания определенному процессу. Роль координатора следует поручить одному конкретному человеку, и старший по положению в корпоративной иерархии участник собрания должен делегировать ему определенные полномочия.
