Благодаря своей выдающейся роли и географическому положению Любек обычно становился местом проведения общего собора. Из 72 соборов, проведенных в 1356–1480 гг., 54 состоялись в Любеке. После того как прусские города попросили устраивать соборы не так далеко, 10 соборов провели в Штральзунде, 3 – в Гамбурге, 2 – в Бремене и по одному – в Кёльне, Люнебурге и Грайфсвальде.
Кроме того, Любек, кроме исключительных случаев, брал на себя инициативу созыва всеобщего собора. Его городской совет рассылал вызовы другим вендским городам и главным городам третей; они, в свою очередь, передавали приглашения другим городам в своей области. По крайней мере, такова была процедура в теории, записанная в уставе, разосланном в саксонские города в 1426 г. В действительности список городов, в которые Любек непосредственно рассылал приглашения, постоянно менялся.
Дата проведения собора устанавливалась с большим – в несколько месяцев – запасом, чтобы группы городов могли заранее договориться о повестке дня, определиться со своей точкой зрения по тем или иным вопросам и позволить своим делегатам, получавшим строгие наказы, прибыть в тот или иной город в обозначенное время. Дорожные расходы делегатов в основном возлагались на город, который их посылал, и частично на те города, которые делегаты представляли; они рассчитывались по шкале, которая становилась поводом для ожесточенного торга. Чтобы снизить расходы, некоторые города в начале XV в. предлагали отправлять на соборы своих синдиков. Они, несомненно, были сведущи в дипломатических и юридических тонкостях, подлежавших обсуждению. Но на соборе 1418 г. постановили, что представлять свои города на соборе имеют право только члены городского совета.
Ганзейский собор посещали гораздо меньше членов Ганзы, чем можно предположить по количеству участников союза.
В среднем на соборах были представлены от 10 до 20 городов. Правда, от многих из них приезжали по 2 или 3 делегата. Самая большая цифра наблюдалась в 1447 г., когда на соборе присутствовало 39 делегаций, едва ли от половины участников. Это означает, что ни один съезд не был полностью представительным. В дополнение к делегатам от городов, которые имели право голоса и были уполномочены составлять указы и акты (Rezesse), иногда на соборах присутствовали важные гости, в том числе император Священной Римской империи, архиепископ Бременский, местные правители, лично или через поверенных, и представители зарубежных контор, которых приглашали, если обсуждаемые вопросы их касались.
