К документам санитарного учета и статистики относятся истории болезни, амбулаторные карты или журналы, зубоврачебные карты и истории развития ребенка. На основе записей в этих документах составляется месячная сводка о заболеваемости и смертности заключенных, а также месячная сводка о заболеваемости и движении грудных детей в тюрьмах. В качестве подсобного документа при составлении месячных сводок о заболеваемости и смертности заключенных служит номенклатура болезней, принятая в тюрьмах НКВД.
Разберем последовательно приведенные здесь документы.
История болезни служит единственным документом о заболевании заключенного, требующего больничного лечения. Она заводится ни каждого заключенного, поступающего на стационарное лечение в тюремную больницу и ведется с особой тщательностью, учитывая возможность симуляции, агравации или, наоборот, сокрытия заключенными своего заболевания. Должны производится все доступные тюремной больнице лабораторные исследования и анализы, требуемые дли диагностики заболевания; эти данные должны вписываться и историю болезни.
Дневник наблюдения за больным ведется в истории болезни, как правило, ежедневно или через один день. При хронических и душевных заболеваниях допускается ведение дневника не реже одного раза в шестидневку. Истории болезни хранится как секретные документы; по выздоровлении заключенного они передаются для хранения в его личное дело. При новом заболевании заключенного они используются для справок. При переводе заключенного и другую тюрьму истории болезни, имеющие лечебный интерес, обязательно пересылаются вместе с заключенным. При освобождении или смерти заключенного все его истории болезни приобщаются к его тюремному делу.
На каждого ребенка, попадающего в тюрьму вместе с заключенной матерью, заводится история его развития. Дневник развития ребенка ведется не реже 1 раза в шестидневку. При передаче ребенка в систему здравоохранения история развития ребенка приобщается к тюремному делу матери. История развития ребенка служит единственным документом при составлении месячной сводки о заболеваемости и движении детей.
Амбулаторные карты заводятся на каждого заключенного, обращающегося за амбулаторной помощью. Они хранятся как истории болезни. Амбулаторные журналы заводятся в тюрьмах с большим лимитом, когда в санчасти работает несколько врачей и пользование амбулаторными картами представляет значительные технические трудности. Основным назначением амбулаторных карт и журналов является использование их при составлении месячной сводки о заболеваемости и смертности заключенных. Использованные амбулаторные журналы хранятся в архиве санчасти 3 года, после чего подлежат уничтожению.
