После этого его вербовка оформляется в общем порядке как и на осужденных, содержащихся в тюрьмах ГУГБ для осужденных. Личные дела на осведомителей-заявителей не заводятся. Подлинники донесений-заявлений или направляются в оперативный отдел НКВД, ведущий дело заключенного, или подшиваются в хронологическом порядке в общую папку с подлинными донесениями заявителей (это касается тех донесений, в которых указывается о нарушении тюремного режима, изоляции и пр.).
Все осведомители из числа осужденных заключенных после оформления вербовки подпиской берутся на картотечный учет оперчастью тюрьмы.
Па каждого осведомителя из числа осужденных заключенных заводится личное и рабочее дела. В личном деле должны быть материалы, послужившие основанием для вербовки (санкция на вербовку, подписка, автобиография, связи по камере, копия приговора, копия меморандума, лист учета явок и деловая характеристика). Деловая характеристика о работе составляется регулярно каждые шесть месяцев.
В рабочее дело подшиваются в хронологическом порядке все подлинники агентурных донесений, за исключением тех, которые ввиду особой важности и срочности немедленно по их получении высылаются руководству НКВД/УНКВД. Вместо этих подлинников донесений, в рабочее дело вкладываются оправки с кратким изложением сущности донесения и указанием, когда, за каким № и на чье имя выслан подлинный документ. По выбытии осведомителя из тюрьмы личное дело направляется по новому его местонахождению. Рабочее дело хранится в оперативной части той тюрьмы, пребывая в которой осведомитель давал донесения.
Учет разрабатываемых заключенных ведется только в отношении осужденных (агентурные донесения на подследственных передаются в оперативные отделы, где они приобщаются к имеющимся там агентурным делам, вследствие чего все проходящие по донесениям лица включаются в учет оперативного отдела). На картотечный учет в алфавитном порядке берутся все осужденные, которые проходят по делам-формулярам и агентурным разработкам.
Картотека этого учета хранится в оперчасти тюрьмы.
В тюремных отделах НКВД/УНКВД и в 1 отделе Главного тюремного управления НКВД ССОР проводится учет разрабатываемого элемента по контрольным делам.
По каждой агентурной разработке необходимо иметь список заключенных, проходящих по делу.
В описке должны быть указаны: фамилия, имя и отчество, возраст, срок наказания, ст. УК, по которой осужден, занимаемое им положение в- разрабатываемой контрреволюционной группе (руководитель группы, участник и т. д.).
