К встречам необходимо готовиться, составляя список вопросов и тем, которые нужно обсудить. Также надо ограничивать время встречи и заранее сообщать собеседникам, сколько у вас времени.
ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА. Для работы с электронной почтой и другими сообщениями необходимо предусмотреть отдельное ограниченное время и никогда не поддаваться искушению каждые несколько минут проверять почтовые сообщения.
E-MAIL БАНКРОТ. Если в вашем почтовом ящике очень много непрочитанных сообщений, надо признаться, что вы утратили контроль над папкой «Входящие». Хорошим решением может быть удаление всех устаревших сообщений.
ВХОДЯЩИЕ. Дэвид Аллен в системе GDT (Getting Things Done) утверждает, что почтовый ящик не является списком задач или системой хранения документов.
Все письма должны быть организованы:
- ответил,
- переслал,
- получил информацию,
- делегировал,
- удалил
- сохранил в документах для чтения.
ВАШЕЙ ЦЕЛЬЮ ЯВЛЯЕТСЯ 0 ВХОДЯЩИХ ПИСЕМ.
В начале своего рабочего дня необходимо оставлять свободное время для планирования и подготовительной работы.
Фиксируйте в письменном виде все цели и задачи с указанием сроков их выполнения.
Каждый документ старайтесь обрабатывать за один подход.
Каждый день составляйте список предстоящих дел, упорядочивая их по приоритетам. Важные вещи надо делать в первую очередь.
Освободите свой рабочий день от посторонних телефонных разговоров, неожиданных и незапланированных встреч и совещаний.
Распределите всю дневную нагрузку в соответствии с графиком своей работоспособности, делайте перерывы, отдыхайте. Поддерживайте высокий уровень энергии.
В плане дня ВСЕГДА ОСТАВЛЯЙТЕ ОКНА – свободное время, которое можно будет использовать, чтобы отреагировать на актуальные проблемы, которые могут возникнуть.
В первую очередь сконцентрируйтесь на малом числе «жизненно важных» задач и проблем. Используйте метод 1/3/5 или похожий. Должна быть 1 самая важная задача, 3 средней важности и 5 менее важных.
УМЕЙТЕ ГОВОРИТЬ «НЕТ», если на ваше время претендуют другие люди, а вам необходимо сконцентрироваться на выполнении более важных дел. Смело говорите «НЕТ» людям и мыслям, которые мешают вашей работе.
САМЫЕ НЕПРИЯТНЫЕ ДЕЛА СЛЕДУЕТ ВЫПОЛНЯТЬ В ПЕРВУЮ ОЧЕРЕДЬ. Не откладывайте их. Каждое отложенное дело съедает вашу энергию. Альтернативой будет делегировать неприятное дело или вообще отказаться от его выполнения.
РАБОТАЙТЕ В ЧАСЫ ПИК СВОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ. Тогда вы успеете сделать больше работы, и она будет более высокого качества. В течение рабочего дня организм наиболее работоспособен с 7 утра до 12 дня и с 16 до 19 вечера. Самый непродуктивный период начинается в 3 часа дня, в это время лучше всего устроить небольшой перерыв.
