Роль канцелярий в системе управления, созданной в столь сильно централизованном государстве, как Российская империя в XIX в., была исключительно высока. Причиной тому стала единственно возможная в то время технология канцелярского делопроизводства: фиксирование информации на бумажных носителях, особенности ее обработки, переписки, транспортировки и, главное, неразрывная связь делопроизводства с общей системой государственного контроля. Все это неизбежно выдвигало канцелярии на центральные места в бюрократических структурах того времени. Канцелярия МИДв была учреждена одновременно с министерством, 22 августа 1826 г. Ее прообразом послужила существовавшая прежде Канцелярия по придворной части. Канцелярия стала общим центральным установлением МИДв, «с подчинением ведомству ее всех дел, относящихся до придворных управлений»[43]. Ее директор назначался и увольнялся именным высочайшим указом, прочие чины — самим министром двора.
После смерти первого министра двора П. М. Волконского император Николай I предпринял разделение МИДв на два самостоятельных ведомства. 30 августа 1852 г. был назначен новый министр двора, В. Ф. Адлерберг, и одновременно из состава МИДв выделено новое Министерство уделов, во главе которого оказался граф Л. А. Перовский, возглавлявший ранее (с 1828 г.) Департамент уделов[44]. После смерти Л. А. Перовского эти институты 24 ноября 1856 г.[45] снова объединились в один, получивший отныне наименование Министерства императорского двора и уделов. В этом едином качестве и под данным наименованием министерство просуществовало до 1917 г. Каждое установление в составе МИДв несло определенную функцию; все вместе они составляли функции МИДв как государственного института. Основными из них были: финансово-хозяйственная, административно-организационная, церемониально-представительская, культурно-меценатская и идеологическая.
В первые десятилетия существования МИДв постепенно определялись состав, компетенция («предмет ведомства») и направление деятельности («образ действия») учреждений, входивших в министерство. Министр двоpa В. Φ. Адлерберг отмечал, что в этот период «предприняты были различные меры к устройству <. > частей министерства, в особенности же по введению должного порядка вообще в хозяйстве и отчетности. Сокращение вообще личного состава, упразднение излишних должностей, разного рода мастеровых команд и заведений и распределение денежных сумм соответственно действительным потребностям императорского двора — составляли конечную цель министерства»
