Вновь созданное учреждение было призвано координировать деятельность квартирмейстерских офицеров, нацеливая их прежде всего на топографическое изучение сопредельных государств. В 1811 г. под общим управлением П.М. Волконского были разработаны и изданы «Руководство к отправлению службы чиновником дивизионного генерал-штаба» и специальное положение — «О должности офицеров квартирмейстерской части, находящихся при корпусах и дивизиях в мирное время». В «Руководстве» указывались обязанности офицеров квартирмейстерской части и требования, предъявляемые к ним. При каждой пехотной дивизии полагалось иметь одного штаб-офицера и двух обер-офицеров из чинов квартирмейстерской части, причем штаб-офицер назывался «начальником генерал-штаба дивизии» и заведовал всем тем, что относилось к движению, расположению и действиям войск. В «Руководстве» излагались также правила составления диспозиции (боевого порядка), ведения исторического журнала, секретной переписки и донесений.
Ни на Канцелярию, ни на чины офицеров квартирмейстерской части при корпусах и дивизиях организация и сбор разведывательной информации не возлагались. Подобного органа не существовало и во французской армии, опыт устройства Генеральною штаба которой Волконский пытался перенести на русскую почву. На своем посту Волконский сделал много: он принял все меры для составления карты России; образовал «депо карт» всех иностранных государств; основал училище колонновожатых и заложил основу создания библиотеки Главного штаба, пожертвовав 500 книг.
Новая страница в активной подготовке русской армии к возможной войне с Францией была открыта генералом от инфантерии Михаилом Богдановичем Барклаем-де-Толли, талантливым военачальником, военным министром (20.01.1810 г. — 24.08.1812 г.).
Анализ Барклаем качества донесений глав дипломатических миссий России привел к неутешительному выводу: эти донесения «недостаточно обращали внимания на все относившееся до военных приготовлений в Европе» (Отечественная война 1812 г. Материалы Военно-ученого архива (далее: ВУА). Т. I. Ч. 1. СПб., 1900. С. 247). Те же сведения, «которые доходили дипломатическим путем до канцлера Румянцева, не всегда сообщались военному министерству». «Я должен по истине признаться, — писал военный министр о качестве разведывательных сведений о Франции и завоеванных ею странах графу Ливену, посланнику России в Пруссии, — что департамент военный в сих сокровищах весьма скуден»
