Уже с самого начала, большой объем и круг решаемых вопросов, требовал определенной регламентации работы Бюро Секретариата. В связи с этим в апреле 1922 года был подготовлен проект, а затем утверждено «Положение о Бюро Секретариата и работе помощников секретарей ЦК».
По данному Положению в Бюро Секретариата монополизировалась важная функция аппарата, — первые помощники Секретарей должны были принимать, вскрывать, подготавливать и систематизировать полученный материал для доклада Секретарям, следить за исполнением всех резолюций по докладам в ЦК и, наконец, выполнять отдельные поручения Секретарей ЦК. Ввиду единства технического аппарата Секретариата первые помощники Секретарей и образовывали Бюро Секретариата. Работой бюро руководил, как помощник Генсека по должности, первый помощник И. В. Сталина. Таким образом, повышалась роль и значение Генерального секретаря не только как простого технического исполнителя решений ЦК, но и как инстанции, влияющей на повестку дня заседаний ЦК, принятие решений и контроля за их исполнением, что в дальнейшем будет иметь важное значение в политической борьбе. Контроль за выполнением постановлений Политбюро, Оргбюро и Секретариата ЦК возлагался на помощников секретарей ЦК (Бюро Секретариата). Заведующий Бюро Секретариата (помощник И. В. Сталина) на каждом заседании Секретариата был обязан докладывать о результатах этого контроля. Более того, важно было и то, что в Секретном отделе сосредотачивалась вся важная и секретная информации поступающей в ЦК из различных источников как в центре, так и на местах.
В распоряжении помощников Секретарей ЦК имелся технический аппарат, который состоял из канцелярии, в нее входили четыре отделения: регистратура, делопроизводство, машинистки, приемная секретариата; секретари Политбюро и Оргбюро, шифротделение и архив. Для выполнения срочных дел, возникающих во внеурочное время, устанавливалось постоянное дежурство из помощников Секретарей ЦК.
Одновременно с принятием положения о Бюро Секретариата было произведено распределение функций непосредственно между Секретарями ЦК: И. В. Сталиным, В. В. Куйбышевым, В. М. Молотовым и определены дни заседаний Оргбюро, Секретариата и состав присутствующих на данных заседаниях. На И. В. Сталина возлагалось ведение вопросами, связанными с работой Политбюро ЦК и сношениями преимущественно с областными организациями РКП(б). В задачу Бюро Секретариата, как и ранее Секретного отдела, входило объединение технической работы Политбюро, Оргбюро и помощников Секретарей ЦК, а также сосредоточение секретной переписки Секретариата, в том числе шифрованной. В утвержденном Секретариатом ЦК 22 ноября 1922 года штатном расписании ЦК РКП(б) штаты собственно Бюро Секретариата, секретного делопроизводства и Шифрбюро составляли 59 человек. Но в дальнейшем на заседании Оргбюро 14 декабря 1922 года был заслушан доклад штатной комиссии ЦК на котором утвердили штаты отделов ЦК, в том числе Бюро Секретариата, в количестве уже 68 человек
