1. Минимизируя перерывы, помехи и их влияние.
2. Заполняя возникающие пустоты.
3. Выработав привычки, уплотняющие время.
Минимизируйте перерывы, помехи и их влияние
Помехи возникают постоянно, и, как правило, они кажутся неотложными делами. Обычно мы отвечаем на них незамедлительно, тем более что люди, отрывающие нас от дел, ждут этого от нас. Реагируя на подобные барьеры в момент, когда они возникают, к концу дня вы находитесь в расстроенном и подавленном настроении, не выполнив того, что запланировали. Вам следует научиться минимизировать помехи, будь они внешними (вызванными действиями других людей) или внутренними.
Отложите свою реакцию. Когда к вам обращаются с так называемыми срочными делами и вопросами, самое первое, что вы должны сделать в большинстве случаев, – отложить свой ответ.
Возьмите некоторое время на размышление. Продолжайте делать то, что вы делали, не отвлекаясь. Такой тайм-аут позволит вам взяться за решение возникшей проблемы в удобное для вас время и в активном режиме, а не путем пассивного реагирования.
Постарайтесь не планировать дела слишком плотно, оставляйте немного места для помех, которые могут периодически возникать.
Организуйте преграду внешним помехам. Вот некоторые способы минимизации самых распространенных внешних помех, с которыми мы сталкиваемся на работе и дома.
• Если вы работаете в большом открытом помещении без перегородок, расположите свой стол так, чтобы сидеть спиной или боком к основному пространству офиса. Тем самым вы будете избегать прямого зрительного контакта с соседями по комнате и с входящими в нее. Если это невозможно, поставьте несколько горшков с растениями на периферии своего рабочего стола или рядом с ним – они будут разграничивать пространство между вами и окружающими. Люди гораздо меньше обращаются к тому (и тем самым ему мешают), с кем не могут установить предварительный контакт глаз.
• Повесьте на двери своей комнаты табличку с надписью наподобие «Пожалуйста, не беспокойте до 15:00» или скажите коллегам, что вы заняты и не сможете ни с кем говорить в определенный интервал времени. В некоторых компаниях установлен ежедневный «тихий час», когда все телефоны включаются в режим автоответчика, и сотрудники занимаются сосредоточенной работой без помех.
• Пользуйтесь наушниками или берушами (звукопоглощающими вставками в уши).
• Установите определенное время, когда вы будете отвечать на звонки. Поручите секретарю или помощнику (если они у вас есть) принимать ваши звонки или включите автоответчик с соответствующим сообщением. Чтобы этот метод работал, вы должны перезванивать людям в то время, когда обещали. Разговор по телефону более эффективен, если вы сами звоните собеседнику, – согласно статистике, сотрудник офиса в среднем тратит на прием входящего звонка 11 минут, а на то, чтобы сделать звонок самому, – только 7 минут. Это связано с тем, что в последнем случае вы подготовлены к беседе. Кроме того, в соответствии с деловым этикетом позвонившему дается преимущественное право на окончание разговора, поэтому вы можете сделать его короче.
