Банк
1. Документы о личном счете.
Кредитные карты
1. American Express.
2. MasterCard.
Медицинское обслуживание
1. Медицинские карты из поликлиники на каждого члена семьи.
2. Карты стоматологических и других клиник, которые посещают члены вашей семьи.
3. Результаты обследований и анализов, которые еще могут понадобиться врачам для дальнейшего наблюдения за вами или членами вашей семьи.
Несмотря на то что все это является наиболее распространенными категориями, которые встречаются мне в ходе создания файловой системы для очередного клиента, мало кто догадывается разбить их именно таким способом. Чаще всего все перечисленные выше документы оказываются перемешанными и хранятся в одной папке. Поэтому каждый раз, когда возникает необходимость отыскать какой-то конкретный документ, приходится вытряхивать все содержимое папки на стол и долгое время рыться в нем в поисках одной-единственной бумажки. А если разбить все документы на категории, рыться придется всего в одном тоненьком файле, а не во всей толстой папке. Если в настоящий момент вас интересуют телефонные счета, зачем искать их в медицинских документах? И наоборот. Взгляните еще раз на пример категорий, который я привела выше. Разбейте каждую категорию на несколько частей. Именно в этом и кроется секрет вашего успеха.
Мы добрались до следующего набора инструментов, необходимых для воплощения этого проекта. Вот мои любимые предметы, необходимые для создания файловой системы. Они продаются в любом магазине канцтоваров:
• подвесные папки с файлами;
• манильские (желтые) папки;
• папки с цветными застежками для разных категорий документов;
• рельсы для подвесных папок, которые вы вставите в ящик;
• длинные наклейки на папки;
• картонная коробка для папок.
Вот пример того, как следует использовать эти прекрасные инструменты. Возьмем одну из приведенных выше категорий.
Расходы на дом (это вы напишете на длинной наклейке, с помощью которой озаглавите подвесную папку).
1. Счета по квартплате.
2. Счета за электричество.
3. Налог на недвижимость.
4. Телефонные счета.
Номера с 1 по 4 будут означать отдельные папки с файлами.
Их содержимое разложите в алфавитном порядке, чтобы было проще отыскивать необходимый документ. Если материалы в папках разноформатные и неплоские, вместо обычной папки используйте подвесную папку с широким дном – в таком случае у вас будет несколько сантиметров пространства, а не просто плоский конверт. Некоторые мои клиенты думают, что можно сложить обычную подвесную папку для файлов по линии, которая есть у нее на обложке, тем самым превратив ее в папку с широким дном. Но эти линии на обложке – всего лишь декоративный элемент. Если вы согнете обложку, документы будут из нее торчать, и вы не сможете закрыть ящик для папок.
