Также команда нанимает субподрядчиков (имея на это полномочия или согласовывая наем с руководителем) для обеспечения тех процессов, которые нельзя сделать силами основной команды.
2. Горизонтальный. У проекта несколько руководителей, каждый со своими компетенциями.
Основная задача в данном формате – на берегу понять, обсудить и закрепить зоны ответственности и сильные стороны всех организаторов, а также то, чем кто-то не хочет или не может заниматься. При подготовке первого фестиваля «Путевое дело» мы столкнулись с тем, что неверно выбрали члена команды на направление по взаимодействию со спонсорами – в итоге не отработали все возможности и не получили то, что могли бы. Но к следующему фестивалю учли эту ошибку и поменялись ролями.
Внутри команды должна быть изначальная договоренность:
• мы – профессионалы, которые делают общее дело, и оно будет сделано круто, только если мы станем «гореть»;
• все недомолвки и разногласия решаем по мере их появления, не копим обиды и раздражение;
• если что-то непонятно или мы что-то не умеем – говорим об этом сразу;
• мы не обсуждаем вдвоем третьего (втроем четвертого) и не строим заговоры и коалиции;
• мы постоянно находимся на связи и готовы к оперативному взаимодействию;
• мы адекватно воспринимаем критику и способны к конструктивному диалогу;
• и бонусом – правило, сильно повышающее эффективность нашей команды: мы начинаем рабочий день рано, и в 8–9 утра уже на связи.
Волонтеры – как с ними работать
Волонтеры – это люди, которые верят в ваш проект и на добровольных началах согласны помогать на этапах подготовки и непосредственно на событии. Чем могут быть полезны волонтеры на самом мероприятии? Они могут:
• встречать гостей, показывать, куда пройти;
• вести регистрацию или проверку билетов, если это предполагает формат события;
• отслеживать тайминг и присутствие на площадке ключевых участников в нужное время;
• раздавать промопродукцию;
• следить за чистотой и порядком на площадке;
• рассаживать гостей, если аншлаг и нет билетов с указанием мест;
• выполнять задачи типа «отнеси/повесь/проследи/встреть»;
• улыбаться гостям. Это важный момент, который часто упускают из виду. Люди, особенно пришедшие на мероприятие впервые, чувствуют себя неуютно, могут не знать, куда идти, где регистрироваться и что делать дальше. Если вы организуете крупный проект, то при всем желании не сможете уделить внимание, подарить свою улыбку и обеспечить личную встречу всем участникам. Поэтому важно привлечь заинтересованных волонтеров, а не студенток, работающих promo-girls за 1000 рублей в день, стоящих с каменными лицами и не имеющих ни малейшего желания разобраться, что здесь происходит.
