Этикет делового письма | страница 21

Каждый абзац начинается с красной строки с отступлением пяти интервалов от левого поля. Расстояние между абзацами – два интервала. Рекомендуется избегать переноса слов.

Логотип, который размещается обычно слева с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо. В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата.

Ниже логотипа размещается заголовок к тексту документа. Языкова я конструкция заголовка может состоять из предлога о + существительное в предложном падеже, например: «О публикациях в журнале». Привлекающий внимание заголовок, раскрывающий содержание текста, помогает секретарю в сортировке и поиске писем, а также в определении приоритетности.

Располагается по центру документа и содержит вежливую конструкцию, например: «Уважаемый (Многоуважаемый) Иван Петрович», «Уважаемый господин директор», «Уважаемый господин Вейцман» и т. п. Получателю всегда приятно личное обращение, а не на адрес фирмы.

Ни в коем случае нельзя писать «Ув. Г-н директор». Сокращения в личном обращении недопустимы.

Основные требования к его оформлению состоят в следующем:

✓ Как правило, деловое письмо должно касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении адресата. Обычно оно состоит из трех частей: в первой части излагаются причины, по которым автор обращается с данным письмом. При этом могут быть приведены ссылки на документы, которые явились основанием для письма. Если это не первое письмо к партнеру, то его можно начать с вежливой ссылки на последнее полученное от него письмо. Тем самым подтверждается продолжение диалога и его дальнейшее развитие.

✓ Во второй части излагаются выводы, сделанные на основе констатации фактов, о которых идет речь в первой части. Третья часть – это собственно то, ради чего написан данный документ, то есть содержащая просьбы, предложения, предостережения, напоминания и пр. Каждая из частей начинается с отдельного абзаца.

✓ Если письмо оформлено на личном бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу…», «направляю…». В остальных случаях текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. В конце письма, в левом нижнем углу пишется имя и фамилия исполнителя с указанием контактного телефона.