В ERP-системе каждый вид запасов подлежит описанию, которое может быть различным для разных категорий материалов. Кроме того, в зависимости от происхождения и роли в процессе производства запасы могут характеризоваться как закупаемые, производимые, перемещаемые, складируемые или нескладируемые.
Разные виды запасов могут оцениваться в различных единицах измерения. Для этого в системе поддерживается таблица единиц измерения и коэффициентов их взаимного преобразования. Это позволяет управлять запасами даже в таких сложных случаях, когда они поставляются поставщиками в одной единице измерения, учитываются на складах предприятия в другой единице измерения, а затем запрашиваются клиентами в третьей единице измерения.
ERP-системы содержат целый ряд функций для описания перемещения материально-производственных запасов между предприятиями, филиалами и складами. К таким функциям относятся: планирование перемещений, определение трансфертных цен, по которым происходит перемещение материалов внутри компании, контроль транзитных запасов, автоматическое формирование бухгалтерских проводок по каждому перемещению.
В части управления складами ERP-система позволяет контролировать состояние каждого склада в режиме реального времени. При этом менеджер может видеть каждую единицу материала или товара независимо от того, где именно она находится, даже если этот тип материала складируется в нескольких местах. Одна из наиболее важных функций – синхронное управление несколькими складами одновременно. При этом на разных складах могут храниться запасы с одинаковыми кодами, а также с одинаковыми или разными наборами счетов, по которым производится учет.
В дополнение к функциям управления складами многие ERP-системы позволяют организовать обработку складских операций с помощью считывателей штрих-кодов, что увеличивает скорость и точность ввода данных. При этом используется внутренняя маркировка, позволяющая полностью контролировать все движения запасов при их прохождении через рабочие центры, приход материала или отгрузку продукции, производить инвентаризацию. Штрих-кодами могут сопровождаться не только все стандартные складские операции, но и связанные с ними документы.
Функции управления запасами ERP-систем, как правило, дополняются набором стандартных отчетов. К их числу относятся отчеты по складским операциям, о запасах по местам складирования, о транзитных запасах и др.
Управление закупками
