Если вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что в ваших интересах охватить планом не более 6 часов. Однако вашей целью должен быть 8-часовой рабочий день, при том что запланированное время должно составить примерно 5 часов!
Если вы запланировали более 60% своего времени, то следует неумолимо довести составленный вами список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен на следующий день, либо вычеркнут, либо завершен за счет сверхурочных.
Четвертая стадия: принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению
Цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня, до 5—6 часов.
- Установите однозначные приоритеты для своих дел, например с помощью анализа АБВ, и уточните в соответствии с ними задачи дня (см. гл. 3).
- Перепроверьте скалькулированную вами потребность во времени и сократите время на все дела до совершенно необходимого; старайтесь при этом оставаться на почве реальности,
- Рассмотрите каждую акцию с точки зрения возможности ее перепоручения и рационализации (см. «делегирование» в 3.5).
В окончательном варианте план дня в нашем примере выглядит следующим образом:
| Приоритеты | Часы | Перепоручения |
|---|
| П — проект изучения рынка | А | 2,5 | 0,5 часа поручается г-ну X |
| В — Шульте (экспертная оценка) | А | 1,5 | |
| Г — Шмидт (статистика сбыта) | Б | 0,5 | |
| ПР — Гюнтер (письмо) | Б | 0,5 | Поручается г-ну X. Н. |
| ПК — продавец «БМВ» (подержанные автомобили) | Б | 0,5 | |
| Ч — спец. журнал для менеджеров | В | 0,5 | |
| Т — Мюллер (программа ЭВМ) | В |
| Секретарь |
| Т — Хельмут (вечерняя пробежка) | В |
|
|
| _________________________________ Ʃ=60 |
Пятая стадия: контроль и перенос несделанного
Как показывает опыт, не все задачи удается выполнить и не все телефонные разговоры могут состояться. Поэтому их приходится переносить на следующий день.
Если одно и то же дело вы переносите многократно, то оно становится для вас обузой, и тогда существуют две возможности:
- вы наконец-то решительно за него беретесь и доводите до конца;
- вы отказываетесь от этого дела, так как иногда проблема разрешается сама собой.
Поскольку для планов дня в обычных календарях-памятках места не хватает, а отдельные листки имеют тот недостаток, что теряется общий обзор, рекомендуется регулярно и последовательно работать со специальным дневником времени. Он может быть пригоден для дневных и прочих планов времени (см. 2.5).
Рационализация использования времени с помощью бюрографии
