Один мой знакомый руководитель, человек весьма импульсивный, рассказал о том, как он получил выговор от своего начальства. После утреннего совещания он заглянул в кабинет, в котором работали его сотрудники, подозвал к себе одного из них и попросил написать письмо в проверяющую организацию. Сотрудник, который весьма ответственно относился к работе, должен был к обеду подготовить презентацию по новому проекту. Однако он сразу же взялся за новое поручение. А когда принес письмо на подпись, попал под начальственный гнев. Ведь презентация оказалась готова только наполовину. А демонстрировать ее нужно было уже через 10 минут. Так за счет того, что руководитель не поставил конкретный срок, а исполнитель постеснялся его уточнить, они оба попали в неприятное положение.
Как сохранить нервы, делегируя задачу
Делегирование – это стиль управления, к которому призывают стремиться всех руководителей, хотя он далеко не всегда подходит для оперативного управления. По сути это полная передача полномочий по выполнению задания подчиненному и контроль только по факту выполнения. Соответственно такой стиль управления подразумевает полное доверие руководителя к подчиненному. Однако не так много руководителей, которые действительно делегируют задачи. И не так много подчиненных, которые такие задачи выполняют полностью. Происходит это потому, что обсуждению задач не уделяется достаточно времени и внимания. А значит, сотрудник недостаточно продумывает выполнение задания, беседуя с вами.
Магия вопросов
Вопрос – это магический инструмент. Он заставляет наш мозг искать ответ, даже если мы этого не собирались делать. Он мобилизует умственные способности. Вы могли заметить, что даже когда по телевизору или радио идет викторина, мы автоматически ищем ответы на задания. И иногда даже расстраиваемся, что ответили неправильно.
Для того чтобы можно было полностью передать полномочия по выполнению задания сотруднику, вы должны быть полностью уверены в результате. Поэтому для делегирования недостаточно поставить задачу в формате SMART. Еще нужно проверить, правильно ли и в полном ли объеме она понята сотрудником. А самый лучший способ обеспечить понимание – спрашивать. Поэтому рассмотрим SMART как систему вопросов.
Конкретность (S) отвечает на вопрос «Что?»
Измеримость (М) – на вопросы «С чем сравнить результат?», «Какой шаблон использовать?»
Достижимость (А) определяется вопросом «С помощью чего будет выполнена задача? Какие ресурсы будут использованы?»
