Это очень важный момент.
Не следует отдавать секретарю или кому бы то ни было еще инициативу в переговорах с потенциальными агентами. Агенты должны узнать о компании то, что вы хотите и в той последовательности, в какой вы это задумали. Именно вы должны разговаривать с агентами, пусть и голосом секретаря.
Если вы этого не сделаете, то может получиться, что в этом случае вы не будете знать почему у одного из секретарей получается привлекать новобранцев, а у другого нет.
Поэтому перед работой с секретарями обязательно следует провести инструктивную беседу, объяснить им смысл их работы и её цель.
Во-первых, нужно сказать то, чего он ни в коем случае не должен делать:
– рассказывать позвонившему о страховании;
– отвечать на вопросы, выходящие за рамки ограниченные его инструкцией;
– планировать возможные агентские заработки;
– и т. д.
Задача, которая ставится перед секретарем, должна быть четко и понятно сформулирована. Цель секретарской работы – доведение до позвонивших строго дозированной информации о компании и потенциальной работе. Все. Этим задача секретаря исчерпывается.
Для того чтоб все позвонившие получили одинаковую информацию необходимо эту информацию приготовить и раздать секретарям, то есть секретарь должен быть снабжен специальной инструкцией, в которой четко формируется поставленная руководством компании задача и дается материал, помогающий в её решении.
Информация не должна быть большой или громоздкой. Она должна включать в себя:
– Информацию о компании (название, время действия на рынке, размер уставного капитала, номер лицензии, наличие в лицензии наиболее популярных видов страхования).
– Информацию о работе (в самых общих словах: должность, условия оплаты).
– Информация об обучении (режим, длительность, условия).
Своих секретарей мы снабжали приблизительно такой инструкцией:
Инструкция секретарю на телефоне.
– Здравствуйте. Меня зовут Анна Петровна. Вы не хотите представиться?
Если человек не хочет представляться – его дело, однако такое начало разговора характеризует позвонившего как несерьезного человека, не заинтересованного в сотрудничестве. Такая позиция встречается среди людей, торопящихся успеть обзвонить как можно больше набранных телефонов. Тем не менее, отказ от представления не должен влиять на качество дальнейшего разговора.
Если представится – записать.
