Как превратить 24 часа в 48 | страница 31

Применяя решение № 3, босс имеет хранилище поручений, которое само напоминает о необходимости контроля. Например, в почте можно создать две папки: «Контроль ежедневный» и «Контроль еженедельный». В роли электронного хранилища поручений можно также использовать Excel или программный продукт «Мегаплан».

Противоречие

• Рисковать надо, так как делегировать задачу необходимо.

• Рисковать нельзя, так как можно сорвать выполнение задачи.

Суть противоречия

• Либо квалификация сотрудника не отвечает сложности задачи.

• Либо степень ответственности сотрудника не отвечает уровню задачи.

Идеальный конечный результат

• Задача сама не дает сотруднику ошибиться при ее выполнении.

• Задача сама напоминает сотруднику о том, что ее надо довести до конца.

Решения

1. Инструкция к задаче задана в виде четкого алгоритма, как в конструкторе LEGO. Вероятность ошибки резко снижается.

2. Напоминание о задаче встроено в систему контроля поручений.

Рассмотрим несколько примеров. Вначале – два примера применения решения № 1.

В кафе пригласили на работу иностранного менеджера. Он собрал официантов, раздал по листу бумаги и предложил написать следующее.

1. Число салфеток на столе должно быть равно девять.

2. Солонки и перечницы должны быть полными.

3. Край скатерти должен отстоять от пола на 30 см.

4. После ухода посетителей скатерть вытряхнуть.

В ответ официанты стали возмущаться, что стаж их работы – пять лет и такую ерунду они знают и без него.

В чем фишка действий менеджера? Сотрудник сможет выполнить задачу на автопилоте. В итоге обеспечивается минимальный стандарт обслуживания. Официанты могут переходить на более высокий уровень – отрабатывать голливудскую улыбку и учиться предупреждать желания клиентов.

В реальной жизни каждый четко использует железный алгоритм перехода через дорогу: красный свет светофора – стой, зеленый – иди. Почему этот алгоритм применяется на автомате? Высока цена ошибки – жизнь.

И два примера применения решения № 2.

Электронная почта руководителя сама отсылает на почту сотрудника напоминание о задаче.

Босс может настроить шаблоны контрольных писем и сохранить их в папке в электронной почте. Он задает время отправки писем, и система Microsof Outlook сама отправляет контрольные запросы без участия человека.

Противоречие: