Правила, которые обеспечивают благоприятный исход разговора
Длительный опыт показал эффективность следующих правил.
Правило № 1: сформулируйте конкретные цели
Возможные цели:
► заключить соглашение,
► подписать договор,
► разрешить спорный вопрос,
► убедить в чем-либо,
► получить информацию,
► дать задание,
► проконтролировать исполнение поручения,
► проинструктировать,
► покритиковать за плохую работу,
► разобраться или помочь в том или ином вопросе,
► «отбиться» от задания,
► отчитаться,
► оправдаться и т. д.
Чем конкретнее сформулирована цель, тем больше определенности в дальнейших шагах.
В особенности это важно для выбора наиболее рациональной тактики беседы (об этом – правило № 6).
Подсказка
Формулировать цели беседы полезно не только ее инициатору, но и другой стороне. Представьте, что к вам пришел сотрудник (инициатор беседы) с вопросом, который вы разрешить не в состоянии в силу отсутствия у вас необходимой информации. Естественно, вы ставите первой своей целью получение такой информации прежде всего от самого пришедшего.
Правило № 2: составьте план беседы
Для серьезной беседы составить план «в уме» не удастся. Не зря говорится: «самые бледные чернила ярче самой хорошей памяти» и «не записанное на бумаге – это пустые мечтания».
Записывая тезисы беседы, мы:
1) до конца определяем формулировки;
2) выстраиваем очередность аргументов в более убедительную последовательность;
3) продумываем аргументы, приводя их в систему;
4) подбираем необходимые документы;
5) определяем состав участников.
По-видимому, здесь нуждаются в комментариях только последние два пункта.
Почему так важны документы
Нередко возникают ситуации, подобные следующей.
Первый собеседник: «На этот счет было решение совещания».
Второй: «Какое? Я ничего не знаю».
Первый: «Сейчас покажу вам протокол (ищет – сначала на столе, потом в ящиках стола, затем в шкафу. Не находит). Да вот запропастился куда-то… Но я вам точно говорю – было такое решение».
Второй: «Наверное, было, раз вы говорите. Но мне не верится, что там могла быть именно такая формулировка, ведь от нее все и зависит. Поэтому не могу с вами согласиться…»
Не кажется ли вам, что первый собеседник проиграл этот эпизод (а, возможно, и весь разговор)?
Произошло это потому, что разговор не был обеспечен информационно: не были подобраны необходимые документы, которые, как известно, являются наиболее вескими доказательствами.
