Первая официальная «встреча» послов, то есть представление им присланных от царя приставов и передача церемониальных приветствий, устраивалась неподалеку от Смоленска. Место ее было строго определено для миссий различного ранга: чем дальше от города, тем почетнее. Например, торжественная «встреча» польско-литовских «великих» послов происходила на расстоянии десяти верст от Смоленска. В то же время шведских дипломатов даже самого высокого ранга встречали только в трех верстах от Новгорода: послов короля Швеции, не считавшегося «братом» Ивана Грозного, принимали в России с несравненно меньшими почестями, чем представителей польского короля. Но и для последних эта 10-верстная дистанция могла, по-видимому, сокращаться в периоды напряженности отношений или с началом военных действий.
На встречу приставы прибывали с запасом продовольствия и корма для лошадей, с подводами, предназначенными для имущества послов, и в сопровождении нескольких десятков или сотен — в зависимости от значения посольства и его численности — смоленских или новгородских дворян, «детей боярских» и стрельцов. Часть из них следовала с посольством до самой столицы, выполняя задачи охраны и одновременно почетного эскорта. Но старшие приставы чаще всего присылались из Москвы.
Согласно получаемым инструкциям, контакт в пути с послами и лицами их свиты они должны были использовать для сбора сведений о внутреннем положении страны, откуда прибыло посольство, о международной обстановке. Весьма желательным считалось и предварительное выяснение целей, с которыми приехали послы, их намерений и полномочий. К этим щекотливым темам приставы должны были подводить своих собеседников осторожно и ненавязчиво. Требовалось немалое умение, чтобы расположить их к откровенности, но самим не сказать лишнего.
В наказах из Москвы предусматривался подробнейший перечень всех вероятных вопросов, которые могли быть заданы послами в разговоре, и прилагался список ответов на них, причем не исключалась и намеренная дезинформация. Так, приставы при литовском посольстве Ю. Ходкевича в 1566 году были обязаны всячески отрицать введение опричнины. Иногда наказывалось даже выманить или украдкой попытаться прочесть посольские грамоты. В 1559 году приставу каким-то образом удалось «вынять» королевские грамоты у ехавшего в Москву датского гонца. Эти грамоты были прочитаны царю, лишь после чего тот распорядился отдать их датским послам, которые в это время находились в столице и к которым был послан гонец от Фредерика II.
