Оставьте дверь открытой
Поскольку бизнес опирается на взаимоотношения, люди стремятся поддерживать и упрочивать деловые связи. Возможно, вы еще не раз встретитесь с тем, с кем переписываетесь по электронной почте.
Каким вы хотите остаться в памяти адресата? Собранным, вежливым и тактичным или грубым и бесцеремонным?
Оставьте дверь открытой. Если вам нужно отказать адресату, сделайте это в корректной форме. Правильная подача помогает смягчить даже самые неприятные новости. Опытные предприниматели знают: то, что на первый взгляд кажется поражением, может обернуться возможностью.
Поставьте адресату конкретные условия
Отказ, как и согласие, редко бывает безоговорочным – и то и другое зависит от обстоятельств. Если коммерческие факторы меняются, меняется и решение. Вместо того чтобы сказать: «This wasn’t good enough» или «That wasn’t right», – объясните адресату, какие требования он должен выполнить, чтобы достичь цели. Если вы покажете ему, к чему стремиться, мяч снова будет на его стороне.
Внесите условия в список
Один из самых простых и удачных способов привлечь внимание к информации – представить ее в виде маркированного списка. Он выделяется на фоне остального текста, а двоеточие после заголовка придает ему официальный оттенок. Благодаря этому список сразу притягивает взгляд.
Восприятие информации зависит от ее подачи. Один и тот же список вызывает разную реакцию, когда спрятан в тексте или когда размещен посредине страницы. В первом случае читатель отвлекается на другую информацию, во втором – сосредотачивается на выделенном фрагменте.
Избегайте нумерованных списков
Выделить позиции списка можно разными способами, например с помощью тире (–) или буллитов (•). Цифровые маркеры усложняют текст и отвлекают внимание.
Цифры подразумевают иерархическую группировку данных. 1 важнее 5, а 5 важнее 17. Нумерация позиций несет определенный смысл, поэтому мозг тратит время на обработку дополнительной информации.
Тире и буллиты равноправны. Четвертый пункт в маркированном списке не отличается от первого. Читателю не приходится размышлять, что важнее.
Нейтральные маркеры не требуют, чтобы позиции перечислялись в определенной последовательности. Они облегчают текст и уменьшают объем информации, которую нужно осмыслить.
