Если вы не можете найти документ, сообщите об этом сразу
Поскольку мы ежедневно получаем и отправляем десятки, а то и сотни писем, неудивительно, что документы теряются. Компьютерные сбои и вирусы уничтожают файлы. Люди в состоянии стресса или переутомления делают ошибки и могут нечаянно удалить важную информацию или присвоить документу неправильное имя. Все это затрудняет поиски.
Пропажа документа – неловкая ситуация. Смиритесь с этим и живите дальше. Если это единичный случай, адресат не будет винить вас в случившемся. Скорее, он посочувствует вам. Ведь терять документы случается всем.
Заверьте адресата, что решите проблему
Человеку свойственно ошибаться, и обычно мы с пониманием относимся к ошибкам других. Разумеется, если они не совершают их постоянно. Заверить адресата, что вы исправите ситуацию, – уже полдела.
Назовите точное время очередного сеанса связи
Если человек знает, что его будут держать в курсе дела, он успокаивается. Главное – не нарушать своих обещаний: если вы обещали получателю, что свяжетесь с ним в конце дня, сделайте это. Иначе он начнет сомневаться в каждом вашем слове.
Если вы часто теряете документы, обратитесь к специалистам
Сотрудники группы техподдержки знают, как правильно организовать хранение и систематизацию файлов, и охотно придут вам на помощь. Не делайте вид, что вы способны справиться с подобными проблемами самостоятельно. Нет ничего зазорного в том, чтобы попросить о помощи.
Абзацы делового письма должны быть короткими. Возможно, вас учили совсем другому. Действительно, раньше считалось, что абзац – это солидный фрагмент текста. Он был объемным и полновесным. Некоторые специалисты по грамматике утверждали, что в абзаце должно быть не меньше семи предложений. Он должен быть содержательным. Должен занимать место. И это до сих пор верно, если речь идет о литературе, журналистике или личной переписке. Такие же правила соблюдаются и во вложенных документах. Но не в деловом письме. Там абзацы выглядят примерно так:
OK.
Или так:
FYI.
Или даже так:
No.
Иными словами, прежний абзац в деловой переписке сбросил вес. Он стал подтянутым и динамичным. Он облегчает беглый просмотр e-mail. В тексте появляются заголовки и пустые строки, которые позволяют меньше напрягать глаза и быстрее схватывать написанное.
Если абзацы длинны и громоздки, вы не сможете пробежать текст глазами. Объемный абзац создан для размышлений – чтобы прочесть и осмыслить большой кусок текста, нужно время. Абзац e-mail подчинен другой задаче. Это обмен информацией между участниками переписки.
